Financeiro
Contas Bancárias Exclusivas
O controle do dinheiro em caixa do condomínio é um tema de extrema importância para o síndico(a), membros do corpo diretivo e condôminos. Por isso as escolhas do banco e da administradora, exigem um alto nível de confiança por parte do condomínio. Pensando nisso, nós trabalhamos com estrema idoneidade e transparência. No início do contrato são abertas contas correntes e de aplicação próprias e exclusivas, no nome e no CNPJ do condomínio, assim nenhum recebimento ou pagamento passa pelo caixa da administradora. Garantindo segurança e controle total ao síndico(a), além da certeza de que todos os resultados das aplicações são creditados diretamente ao condomínio.
Acompanhamento Diário
Graças ao número reduzido de condomínios de alto padrão administrados por cada gerente de atendimento, os mesmos são capazes de acompanhar minuciosamente as finanças de cada condomínio, junto ao departamento financeiro. O arquivo de remessa do banco, contendo todos os pagamentos do dia, passa por aprovação do gerente financeiro, que checa os saldos das respectivas contas bancárias de cada condomínio. Caso não haja saldo suficiente, o respectivo síndico(a) é comunicado imediatamente. Caso haja dinheiro aplicado, parte dele é resgatado para a conta corrente, e os pagamentos são efetuados normalmente. Esse acompanhamento diário do gerente financeiro garante o bom andamento do fluxo de caixa e dos pagamentos diários, sem surpresas para o síndico(a) ou condôminos.
Alta Tecnologia em Software
Utilizamos o sistema da Ahreas, uma empresa de tecnologia para o mercado de administração condominial que nasceu como resultado da fusão entre GoSoft e Athos, duas das maiores empresas e com mais credibilidade no setor imobiliário. A tecnologia é ferramenta essencial para a boa gestão de um condomínio, por isso firmamos parceria com a empresa que é líder de mercado há anos. Todas as informações lançadas no sistema ficam disponíveis aos condôminos em tempo real, tanto pelo site quanto pelo aplicativo da administradora (Condopro). Nosso aplicativo também oferece prestação de contas interativa, relatórios financeiros, emissão de 2ª via de boleto, pagamentos via DDA, reserva de ambientes, cadastro de visitantes, assembleia virtual, enquetes e diversas outras tecnologias utilizadas por nossos condôminos e moradores.
Previsões Orçamentárias
A rotina da nossa equipe financeira também inclui a elaboração de previsões orçamentárias, para apresentação e aprovação em assembleia geral. Nossos profissionais responsáveis pelo departamento financeiro, projetam previsões orçamentárias, revisam os custos ordinários do condomínio nos últimos 12 meses, consideram os índices de reajustes aplicados pelo mercado, analisam o fluxo de caixa (pagamentos x recebimentos), fazem a gestão dos condôminos inadimplentes e verificam melhorias que serão realizadas no próximo período. Em nossa administradora as previsões orçamentárias são elaboradas cuidadosamente pelos gerentes e aprovadas pelo síndico previamente à sua apresentação aos condôminos em assembleias e reuniões.
Canal Direto com a Gerência da Área
Nossa experiência na administração de condomínios de alto padrão, nos mostrou a importância de exatidão e agilidade, portanto esses itens são os pilares que moldam nosso departamento de contas à pagar. Agilidade nos lançamentos, na transmissão de informações e na resolução de problemas que possam surgir nos pagamentos do condomínio. E exatidão para evitar que erros aconteçam de qualquer modo. Nossos síndicos, zeladores e gerentes prediais têm canal direto com a gerência do departamento financeiro, melhorando a qualidade do atendimento, agilizando os pagamentos, e a resolução de problemas, dúvidas e questionamentos.
Retenções Fiscais
Contamos com uma equipe de profissionais da área de contabilidade, instruída e familiarizada com o recolhimento das retenções legais sobre pagamentos a prestadores de serviços, como: PIS, COFINS, CSLL, IRRF, ISS, INSS, e outros que por ventura possam vir a ser obrigatórios ao condomínio. Utilizamos software financeiro de mais alto padrão do mercado de administração condominial, e atualizado às novas obrigações fiscais, que nos permite oferecer aos condomínios o que há de melhor no setor fiscal imobiliário. Em nossa administradora não há cobrança extra pela emissão de Nota Fiscal de São Paulo, pelo recolhimento de impostos ou pela entrega de EFD-Reinf, DCTF-Web, DARF, DIRF e RAIS.
Controle de Vencimentos
Um dos grandes problemas enfrentados por síndicos, é a frequente falta de pagamentos de algum boleto ou fatura, gerando o custo desnecessário com multas e juros. Nossos analistas financeiros controlam a chegada ou a falta de todas a despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio, junto aos zeladores, gerentes prediais e síndico(a). Todas as contas são planilhadas dentro do nosso sistema com o controle de vencimentos, para que nada passe desapercebido, e evitar que as contas sejam pagas com multa ou juros por conta de atraso. Como administradora garantimos os #pagamentos de todos os boletos de contratos e manutenções regulares do condomínio. Dessa forma, o síndico(a) pode dormir tranquilo, sabendo que o condomínio não deixará de cumprir com as suas obrigações.
Valor de contratos / Consumo de concessionárias
Junto à planilha com os vencimentos de todos os boletos, registramos os valores exatos de cada contrato ou manutenção regular. Qualquer Nota Fiscal ou Boleto é comparado aos valores da planilha, e se houver um centavo de diferença, o pagamento não é programado e só acontece com a aprovação do síndico(a). Além desse controle de contratos e manutenções, realizamos a conferência dos consumos mensais de água, energia elétrica e gás, para que consumos exorbitantes sejam checados junto às concessionárias, antes das faturas serem pagas. Esse controle é importante para condomínios, pois se um vazamento for detectado, as concessionárias descontam parte da cobrança, e se houve um erro na medição, o valor é descontado na fatura do mês seguinte.
Contas na Palma da Mão
Síndicos, membros do corpo diretivo e condôminos não precisam consultar a administradora para obter informações quanto às contas do seu condomínio. Prestação de contas interativa e relatórios financeiros com informações precisas, divididas mês a mês, ficam disponíveis digital e instantaneamente na página exclusiva de cada morador (Login), aqui mesmo em nosso site ou no nosso aplicativo. Todos os moradores também podem acompanhar as contas do condomínio, por meio do resumo do demonstrativo, impresso junto ao boleto de arrecadação mensal. Com isso podemos garantir um alto padrão de transparência e a clareza, tão importantes para a administração condominial e gestão imobiliária.
Demonstrativos Claros e Objetivos
A separação contábil é fundamental para uma prestação de contas organizada. Os demonstrativos precisam ser minuciosamente separados em contas e subcontas, garantindo que cada pagamento e recebimento esteja lançado contabilmente no seu devido lugar. Apesar de detalhado o demonstrativo não pode ser confuso. As demonstrações financeiras devem ser simples e de fácil visualização e entendimento, para que a gestão do condomínio perceba o fluxo de caixa e os saldos das contas do condomínio. Em nossa administradora todos os pagamentos são cuidadosamente segregados em contas e subcontas, para que fique claro e evidenciado que todos os recursos do condomínio, foram destinados especificamente para os fins decididos em assembleia geral.
Pasta Física ou 100% Digital
Pastas de qualidade exigem uma elaboração atenta e minuciosa. As pastas de prestação de contas possuem todos os documentos (boletos, notas fiscais, comprovantes, recibos, etc.) comprobatórios das despesas e receitas do condomínio a cada mês. Também é parte integrante das pastas de prestação de contas, nossos demonstrativos organizados de acordo com a destinação de cada pagamento e os respectivos extratos bancários das contas do condomínio. Aos condomínios que preferem receber as pastas físicas, elas são mensalmente enviadas ao edifício e aprovadas pelo síndico e corpo diretivo, permanecendo no escritório da administradora apenas os documentos trabalhistas para efeito de fiscalização. Nossa pasta 100% digital e interativa, possui links de acesso rápido e gráficos comparativos. A pasta de prestação de contas digital é enviada ao corpo diretivo e também pode ser disponibilizada no site e aplicativo da administradora.
Agilidade no Fechamento e Entrega
Mas uma vez, quando o assunto é administração condominial, um alto padrão de qualidade não é nada sem agilidade. Por isso, nós nos comprometemos a entregar as pastas de prestação de contas físicas na portaria do edifício no final de cada mês, impreterivelmente, para que síndico e conselheiros tenham acesso a ela, em tempo de analisa-la, e tomar as melhores decisões possíveis. Ter a pasta 100% digital e interativa, também é uma opção se o condomínio assim desejar. Os demonstrativos ficam disponíveis online, para todos os condôminos, independentemente da digitalização ou não das pastas de prestação de contas. Na administradora é tudo personalizado conforme a vontade do corpo diretivo.
