Recursos Humanos
Organização e Comprometimento
As rotinas administrativas de um departamento de Recursos Humanos, referente aos funcionários de um condomínio, incluem pagamento de salário, adiantamento e 13º, distribuição de benefícios (vale alimentação, refeição e transporte), alterações cadastrais, atualizações de carteira de trabalho, recrutamento e seleção, admissões e rescisões, controle de férias, escala de horário, registro de folhas de ponto, confecção de advertências e comunicados, controle de normas regulamentadoras, agendamento de exames e laudos, distribuição de EPIs, recolhimento de FGTS, INSS, IRRF, PIS, etc. e contratação de seguro de vida e medicina do trabalho. Tudo isso, realizando a transmissão simultânea de todas estas informações com o eSocial. Além do atendimento aos zeladores e demais funcionários, e da resolução de questões judiciais que possam surgir. O condomínio contará com o mais alto padrão de compromisso e organização, quanto ao cumprimento de todas as exigências trabalhistas legais, junto aos órgãos competentes. Pagamentos, recolhimentos e entregas em seus prazos, sem custo adicional.
Canal Direto com a Gerência da Área
O departamento de Recursos Humanos é um dos mais importantes de uma administradora condominial, haja vista que para a grande maioria dos condomínios hoje, a folha de pagamentos de funcionários representa o maior custo entre todas as demais despesas. Por essa razão, nós oferecemos atendimento direto a Síndicos, Zeladores e demais Funcionários do condomínio, com a gerência da área de Recursos Humanos. Esta comunicação direta gera um alto padrão de qualidade do atendimento, e agiliza a resolução de dúvidas, questionamentos e problemas. É comum que os funcionários do condomínio tenham dúvidas sobre dissídio, benefícios, sindicato, etc. Com um atendimento direto aos funcionários, o departamento de Recursos Humanos tira um peso das costas do síndico(a), o permite que ele foque suas energias em outros assuntos relevantes para o condomínio. Este alto padrão de cuidado com os colaboradores do condomínio, inclui orientação e treinamento, através de cursos próprios, por intermédio de órgãos competentes e renomados, como: AABIC, SECOVI, SENAC, etc.
Recrutamento e Seleção
Contratar funcionários corretamente é legalmente uma função do síndico(a), e é primordial para qualquer condomínio. Por isso, nossa administradora possui vasto cadastro de colaboradores, das mais diversas funções (zeladoria, portaria, controle de acesso, segurança, limpeza, manutenção, auxiliar de serviços gerais, entre outros) prontos para serem avaliados pelo síndico(a). Nosso departamento de Recursos Humanos realiza uma análise detalhada para o recrutamento, seleção e a contratação de novos funcionários, com pesquisas de antecedentes, entrevista presencial e referências de condomínios anteriores. Examinando a ficha e o perfil de cada candidato, para recomendar aquele que melhor se encaixa em cada condomínio.
Escala de Horários Otimizada
A análise de custos com a folha de pagamento dos funcionários (salários, horas extras, adicional noturno, etc.), é fundamental para uma escala inteligente. Nossa administradora elabora minucioso quadro de horários para os funcionários do condomínio, incluindo escala de folgas para o zelador e toda sua equipe. Uma escala de horários bem feita, é extremamente importante, para assegurar que todos gozarão de suas folgas, sem que o edifício fique desguarnecido em nenhum posto, seja ele na segurança, portaria, limpeza, etc. Sempre sugerimos ao síndico(a) uma distribuição racional e de menor custo possível para o condomínio, quanto às horas extraordinárias, folgas e feriados trabalhados.
Cronograma de Férias
O síndico(a) possui a responsabilidade de organizar os funcionários do condomínio de forma a atender todas as necessidades dos condôminos e moradores, respeitando todas as exigências legais e das convenções trabalhistas. Por isso, a administradora deve assegurar que as férias dos funcionários do condomínio, sejam planejadas de formar antecipada. Em condomínios com diversos funcionários, as férias de cada um deve levar em conta o cronograma dos demais colaboradores, em uma espécie de revezamento entre férias e as funções de cada funcionário. Em condomínios com poucos, ou apenas um funcionário, as férias devem ser programadas durante o período de menor demanda no condomínio, se houver. Como o condomínio não pode ficar com um posto desguarnecido, as férias dos funcionários devem ser cobertas por outro funcionário do quadro atual, um funcionário temporário ou um funcionário de empresa terceirizada. Qualquer funcionário tem o direito de gozar de 30 dias de férias por ano, e todo funcionário pode optar por vender no máximo 10 dias e descansar no mínimo 20 dias, deste total de 30 dias.
Cálculo de Rescisão
Em geral, as convenções condominiais dão ao síndico(a) autonomia para contratar e demitir os funcionários do condomínio, o que gera uma enorme responsabilidade. Basicamente existem três opções de demissão para o empregador e o empregado, o pedido de demissão (partindo do funcionário), o acordo (vontade mútua de ambas as partes) e demissão (partindo do condomínio). O pedido de demissão possui o menor custo de rescisão para o condomínio, enquanto o acordo apresenta um custo intermediário e a demissão possui o maior custo de rescisão. Além disso, o pedido de demissão não incide em multa do FGTS, enquanto o acordo incide 20% e a demissão incide 40% de multa sobre o valor total do FGTS. Outra decisão a ser tomada pelo condomínio é o cumprimento e pagamento ou não, do aviso prévio de 30 dias da rescisão do contrato de trabalho. O departamento de Recursos Humanos da administradora calcula e informa as opções de rescisão dos funcionários, para facilitar a tomada de decisão por parte do síndico e membros do corpo diretivo.
Medicina do Trabalho
Além do pagamento de salários e benefícios, as leis e convenções trabalhistas, obrigam que o condomínio ofereça certas condições de trabalho aos seus funcionários. PCMSO, PGR, LTCAT e PPP são laudos obrigatórios, que asseguram condições ideais de trabalho aos funcionários do condomínio. O departamento de Recursos Humanos da administradora realiza o controle de vencimento e agendamento de renovação destes laudos. A medicina do trabalho garante também, a entrega dos EPIs (equipamentos de proteção individual) de acordo com a função de cada funcionário. Além de acompanhar tudo isso, os analistas da administradora também disponibilizam o suporte ao condomínio e ao funcionário, em caso de afastamentos (CAT / INSS).
eSocial
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, em 11 de dezembro de 2014, com o objetivo de desenvolver um sistema único de coleta, transmissão e armazenagem das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A plataforma de nível nacional unifica e agrupa as informações fiscais devidas por quem emprega a quem está empregado. A ferramenta ajuda órgãos governamentais na gestão de dados, e promete reduzir a burocracia para empreendedores, já que a digitalização substitui formulários e declarações em formato físico. O eSocial chegou de vez, porém essa novidade pode ser complicada para síndicos e administradores. Por isso, a organização e compromisso de profissionais especializados, são fundamentais. Nossa administradora realiza rigorosamente, o acompanhamento simultâneo de todas as informações do departamento de Recursos Humanos, junto ao eSocial. Esta organização minuciosa, facilita e agiliza a busca por informações quando necessária, e evita multas ao condomínio, por atraso ou pela falta de transmissão de informações com o eSocial.
Certificado Digital
O certificado digital, nada mais é do que uma certificação realizada pelo síndico(a), e é mais uma obrigação legal para os condomínios. Ele valida documentos juridicamente de forma eletrônica, desburocratiza processos e economiza tempo, para os síndicos e administradores de condomínio, além de ser uma exigência para o eSocial. O certificado digital é aplicado em condomínios, para realizar o envio do eSocial por utilizar uma tecnologia de criptografia que permite identificar os responsáveis e titulares, possibilitando a autenticação dos documentos enviados pelos condomínios e aprovados pelo síndico(a), com validade jurídica. O certificado digital pode ser renovado por 1, 2 ou 3 anos. Ao contrário de algumas administradoras do setor, nós oferecemos assessoria gratuita na renovação do certificado digital do condomínio. Cuidamos de toda a parte burocrática, eliminamos intermediários e acompanhamos o vencimento para a próxima renovação.
Compromissos e Recolhimentos
O condomínio contará com o mais alto padrão de compromisso e organização, quanto ao cumprimento de todas as exigências trabalhistas legais, junto aos órgãos competentes. Pagamentos, recolhimentos e entregas em seus prazos, sem custo adicional:
- Salários
- DIRF
- Férias
- RAIS
- VA / VR
- PCMSO
- VT
- FGTS
- INSS
- PPRA
- Informe de Rendimento
- PIS
- IRRF
- Seguro de Vida
