O que você deve saber para poder avaliar e reconhecer as melhores administradoras de condomínios de São Paulo por meio das suas propostas?
Em resumo a função da administradora é prestar serviços administrativos e burocráticos para o condomínio. Sua contratação é fundamental, pois administrar um condomínio, mesmo que de pequeno porte, envolve muitos pormenores jurídicos e contábeis. Tanto é que a administração condominial é muito comparada a de uma empresa, graças à complexidade do seu dia-a-dia. Elaborar itens como prestação de contas mensal, folha de pagamento, gerenciamento contábil e financeiro, organizar assembleias, atender síndico e corpo diretivo, orientar com relação ao dia a dia do condomínio, atender condôminos e funcionários, são algumas das responsabilidades da administradora de um condomínio.
Há diversas leis que regem a vida em condomínio, e nem sempre o síndico morador possui todo esse conhecimento jurídico. As principais estão no Código Civil (2003), do artigo 1331 ao 1355. Há também a lei 4.591, de 1964. Como o novo Código Civil não abordou todos os temas da antiga lei, ela ainda serve como base para alguns assuntos. Essas leis são federais e, portanto, devem ser obedecidas em todo o território nacional. Há leis estaduais e municipais que os condomínios também devem respeitar. As últimas leis a que os condomínios devem obedecer são as suas próprias: a convenção e o regulamento interno. Importante destacar que regulamento interno e convenção não podem ir contra nenhuma lei, seja municipal, estadual ou federal, pois essas estão hierarquicamente acima da convenção e do regulamento interno.
A convenção geral do condomínio é o documento onde estão estipuladas regras que garantem a vida em condomínio. A convenção acerta desde como será feito o rateio das taxas condominiais, formas de cobrar a inadimplência, até as próprias regras de administração e convocação de assembleias e reuniões, por exemplo. O documento é necessário para o condomínio começar a ser construído e, por isso, é desenvolvido pela construtora, sendo possível alterá-lo futuramente de acordo com os desejos dos moradores. Dentro deste instrumento há, ainda, o regulamento interno, que abrange as regras de utilização das áreas comuns do edifício, na rotina do condomínio, e a conduta dos moradores, funcionários e visitantes. Tanto o regulamento interno quanto a convenção podem ser alterados futuramente. Mas para alteração da convenção, é necessária a aprovação de dois terços de todos os condôminos, uma votação expressiva em condomínios comuns.
ADMINISTRADORA
Instituição
Experiência no mercado condominial, é um pré-requisito fundamental no momento de escolha de uma administradora de condomínio, especialmente em uma metrópole do tamanho de São Paulo. Um DNA inovador também pode ser um grande diferencial, porém, enquanto importantes, novas tecnologias são apenas ferramentas que jamais superarão um atendimento de qualidade e o carinho humano. Em geral os condôminos desejam encontrar o melhor atendimento e o mais alto padrão de qualidade, disponível no mercado condominial.
Equipe Especializada
Uma administra completa deve possuir profissionais de diversas áreas, como: contabilidade, direito, recursos humanos, tecnologia, finanças e administração. Todas essas especialidades devem estar focadas na excelência do relacionamento com os clientes, e na boa gestão dos condomínios. Além de proporcionar um atendimento presencial de alto padrão, a administradora do seu condomínio precisar estar sempre a postos para atender síndicos, zeladores e condôminos pelo site, por e-mail, por mensagens ou pelo telefone.
Serviços Administrativos
Alguns processos de implantação e atualizações do condomínio como: alterações no CNPJ, desdobros de IPTU, cadastros nas concessionárias (Sabesp, Enel e Comgás), processos na prefeitura, são obrigatórios e assessorados pela administradora. Outros serviços rotineiros como: entrega de DARF, DIRF, RAIS, controle de retenção e recolhimento de imposto sobre nota fiscal, emissão de boletos e certidões, renovação do Certificado Digital e transmissão de informações para o e-Social, também são obrigatórios. Algumas administradoras de condomínio podem cobrar separadamente por cada serviço, enquanto outras podem incluir tudo em um pacote mensal, sem custo adicional.
ATENDIMENTO / GERENTE DE CONDOMÍNIO
Atendimento
O atendimento diário a síndicos, conselheiros e demais condôminos deve ser prioridade, não apenas para os gerentes de condomínio, mas sim para os colaboradores de todos os departamentos de uma administradora, do financeiro ao RH, passando pelo jurídico e pela diretoria. Com um número reduzido de condomínios, um gerente de atendimento pode oferecer mais agilidade, e principalmente mais qualidade no serviço prestado. Estando mais próximo do síndico, zelador e condôminos, o gerente consegue estar a par de tudo que acontece no dia a dia dos condomínios administrados por ele.
Experiência / Conhecimento
Um bom gerente de condomínio precisa de experiência para assessorar corretamente síndico(a) e membros do corpo diretivo, quanto ao código civil, jurisprudências, convenção e regulamento interno do condomínio, e suas aplicações práticas. As universidades brasileiras já estão se movendo para possuir um curso superior especializado em gestão condominial. Hoje um gerente de condomínio pode possuir diversas formações acadêmicas, como contabilidade, direito, recursos humanos, engenharia, finanças e administração. O gerente também deve se manter atualizado quanto as mais novas tendências do mercado, mantendo o síndico informado e orientando sobre as novidades jurídicas e as práticas mais modernas e inovadoras do setor da administração condominial.
Assembleias Condominiais
O gerente do condomínio é a pessoa responsável por dirigir as assembleias gerais, ordinárias ou extraordinárias e reuniões de conselho, presenciais ou virtuais. As assembleias gerais são a oportunidade que um bom gerente de condomínio tem, para mostrar o quanto está preparado para atender às dúvidas e aos questionamentos dos condôminos, além de demonstrar na prática, a qualidade do trabalho realizado todos os dias pela equipe interna. A Lei 14.010/20 (artigo 12) permitiu a realização de assembleias condominiais no âmbito virtual desde 10 de junho de 2020, apesar de não estar mais em vigor, não há impedimento legal para a realização de assembleias virtuais. Algumas administradoras de condomínio podem cobrar separadamente pela participação em cada assembleia, enquanto outras podem incluir tudo em um pacote mensal, sem custo adicional.
Controle de Manutenção Obrigatórias
O síndico(a) sabe que conta com um gerente proativo, quando este gerente assessora o zelador, gerente predial ou o próprio síndico, no controle de manutenções periódicas e laudos obrigatórios do condomínio, como: renovação do AVCB, emissão de laudo elétrico, renovação da apólice de seguro (junto a corretoras especializadas), recarga dos extintores, PCMSO, PGR, limpeza de caixas d’água, dedetização, etc. Um bom gerente controla o vencimento de cada item, busca por empresas especializadas, agenda as visitas técnicas, coleta as propostas, apresenta os orçamentos (imparciais, éticos, igualitários e equalizados), analisa o impacto no orçamento e fluxo de caixa do condomínio, e contrata o serviço. Tudo dentro dos prazos legais, e dentro das normas técnicas da ABNT vigentes.
Elaboração de Documentos
Em geral, a elaboração de documentos do dia a dia do condomínio, como: editais de convocação de assembleias gerais ordinárias e extraordinárias, atas de assembleias (registradas em cartório), avisos, advertências e demais circulares, é de responsabilidade do gerente do condomínio ou do seu assistente. Estes documentos são tão importantes, que muitas vezes a qualidade de escrita do gerente define qual o padrão de condomínios ele pode atender dentro da administradora. Documentos digitalizados são uma realidade cada vez mais presente no mundo corporativo, e o universo condominial não é diferente. Porém, alguns síndicos, zeladores e demais funcionários ainda utilizam documentos físicos. Portanto, é dever da administradora entregar e retirar de forma ágil e constante, todos os documentos físicos (contas, faturas, boletos, orçamentos, ordens de serviço, recibos de pagamentos aos funcionários, folhas de ponto, holerites, avisos de férias, entre outros) no próprio condomínio, em horário pré-determinado pelo síndico(a) ou zelador.
Prestadores de Serviço
As melhores administradoras possuem amplo cadastro de empresas de alto padrão, prestadores de serviço e fornecedores (síndicos profissionais, representação jurídica, serviços terceirizados, segurança, monitoramento, caixa de correio, corretora de seguros, obras, engenharia, arquitetura, alvenaria, elétrica, hidráulica, equipamentos, materiais, etc.), necessários para as manutenções preventivas e corretivas, e benfeitorias do condomínio. Antes de qualquer indicação, a administradora deve levantar os cadastros de novas empresas junto aos órgãos competentes, e indicar todos os serviços através de empresas referendadas, inclusive por outros condomínios sob sua administração. Analisar orçamentos e contratos, agendar visitas técnicas, equalizar propostas e apresentar para o síndico(a) e zelador, além de acompanhar periodicamente as obras no próprio condomínio.
FINANCEIRO
Contas Bancárias Exclusivas
O controle do dinheiro em caixa do condomínio é um tema de extrema importância para o síndico(a), membros do corpo diretivo e condôminos. Por isso as escolhas do banco e da administradora, exigem um alto nível de confiança por parte do condomínio. Pensando nisso, uma boa administradora deve trabalhar com estrema idoneidade e transparência. O ideal é que sejam abertas contas correntes e de aplicação próprias e exclusivas, no nome e no CNPJ do condomínio, assim nenhum recebimento ou pagamento passa pelo caixa da administradora. Garantindo segurança e controle total ao síndico(a), além da certeza de que todos os resultados das aplicações são creditados diretamente ao condomínio.
Acompanhamento Diário - Fluxo de Caixa
Um condomínio em boas mãos, tem suas contas bancárias acompanhadas diariamente. O ideal é que o arquivo de remessa do banco, contendo todos os pagamentos do dia, passe por aprovação do gerente financeiro da administradora, que deve checar os saldos das respectivas contas bancárias de cada condomínio. Caso não haja saldo suficiente, o respectivo síndico(a) deve ser comunicado imediatamente. Caso haja dinheiro aplicado, parte dele deve ser resgatado para a conta corrente, e os pagamentos devem ser efetuados normalmente. Esse acompanhamento diário do gerente financeiro garante o bom andamento do fluxo de caixa e dos pagamentos diários, sem surpresas para o síndico(a) ou condôminos.
Alta Tecnologia em Software
A tecnologia é ferramenta essencial para a boa gestão de um condomínio, por isso a administradora deve disponibilizar um sistema moderno e eficiente. Todas as informações lançadas no sistema da administradora devem estar disponíveis aos condôminos em tempo real, tanto pelo site quanto por um aplicativo. Hoje em dia os aplicativos de condomínio oferecem prestação de contas interativa, relatórios financeiros, emissão de 2ª via de boleto, pagamentos via DDA, reserva de ambientes, cadastro de visitantes, assembleia virtual, enquetes e diversas outras tecnologias utilizadas pelos condôminos e moradores.
Previsões Orçamentárias
A rotina da equipe financeira da administradora também inclui a elaboração de previsões orçamentárias, para apresentação e aprovação em assembleia geral. Os gerentes condominiais ou analistas financeiros projetam previsões orçamentárias, revisam os custos ordinários do condomínio nos últimos 12 meses, consideram os índices de reajuste aplicados pelo mercado, analisam o fluxo de caixa (pagamentos x recebimentos), fazem a gestão dos condôminos inadimplentes e verificam melhorias que serão realizadas no próximo período. Sob responsabilidade de bons profissionais as previsões orçamentárias são elaboradas cuidadosamente e aprovadas pelo síndico previamente à sua apresentação aos condôminos em assembleias e reuniões.
CONTAS À PAGAR
Controle de Vencimentos
Um dos grandes problemas enfrentados por síndicos, é a frequente falta de pagamentos de algum boleto ou fatura, gerando o custo desnecessário com multas e juros. Um departamento de contas à pagar eficiente controla a chegada ou a falta de todas a despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio, junto aos zeladores, gerentes prediais e síndico(a). Todas as contas devem ser planilhadas, para que nada passe desapercebido, e que seja evitado que as contas sejam pagas com multa ou juros por conta de atraso. Dessa forma, o síndico(a) pode dormir tranquilo, sabendo que o condomínio não deixará de cumprir com as suas obrigações.
Valor de contratos e Consumo de concessionárias
Junto à planilha com os vencimentos de todos os boletos, também devem ser registrados os valores exatos de cada contrato ou manutenção regular. Qualquer Nota Fiscal ou Boleto deve ser comparado aos valores da planilha, e se houver um centavo de diferença, o pagamento não deve ser programado sem a aprovação do síndico(a). Além desse controle de contratos e manutenções, é aconselhável haver a conferência dos consumos mensais de água, energia elétrica e gás, para que consumos exorbitantes sejam checados junto às concessionárias, antes das faturas serem pagas. Esse controle é importante para condomínios, pois se um vazamento for detectado, as concessionárias descontam parte da cobrança, e se houve um erro na medição, o valor é descontado na fatura do mês seguinte.
Agilidade e Exatidão
A experiência na administração de condomínios evidencia a importância de exatidão e agilidade, portanto esses itens são os pilares que devem moldar um departamento de contas à pagar. Agilidade nos lançamentos, na transmissão de informações e na resolução de problemas que possam surgir nos pagamentos do condomínio. E exatidão para evitar que erros aconteçam de qualquer modo. Síndicos, zeladores e gerentes prediais devem possuir canal direto com o departamento financeiro, melhorando a qualidade do atendimento, agilizando os pagamentos, e a resolução de problemas, dúvidas e questionamentos.
Retenções Fiscais
Contamos com uma equipe de profissionais da área de contabilidade, instruída e familiarizada com o recolhimento das retenções legais sobre pagamentos a prestadores de serviços, como: PIS, COFINS, CSLL, IRRF, ISS, INSS, e outros que por ventura possam vir a ser obrigatórios ao condomínio. Realizamos a emissão e recolhimento de EFD-Reinf, DCTF-Web, DARF, DIRF e RAIS. Utilizamos software financeiro de mais alto padrão do mercado de administração condominial, e atualizado às novas obrigações fiscais, que nos permite oferecer aos condomínios o que há de melhor no setor fiscal imobiliário. Em nossa administradora não há cobrança extra pela emissão de Nota Fiscal de São Paulo, pelo recolhimento de impostos ou pela entrega de DARF, DIRF ou RAIS.
PRESTAÇÃO DE CONTAS
Contas na Palma da Mão
Síndicos, membros do corpo diretivo e condôminos não devem precisar consultar a administradora para obter informações quanto às contas do seu condomínio. Prestação de contas interativa e relatórios financeiros com informações precisas, divididas mês a mês, devem estar disponíveis digital e instantaneamente na página exclusiva de cada morador, no site ou no aplicativo da administradora. Todos os moradores também podem ter acesso às contas do condomínio, por meio de um resumo do demonstrativo, impresso junto ao boleto de arrecadação mensal. Com isso, síndico e conselheiros podem garantir um alto padrão de transparência e a clareza, tão importantes para a administração condominial e gestão imobiliária.
Demonstrativos
A separação contábil é fundamental para uma prestação de contas organizada. Os demonstrativos precisam ser minuciosamente separados em contas e subcontas, garantindo que cada pagamento e recebimento esteja lançado contabilmente no seu devido lugar. Apesar de detalhado o demonstrativo não pode ser confuso. As demonstrações financeiras devem ser simples e de fácil visualização e entendimento, para que a gestão do condomínio perceba o fluxo de caixa e os saldos das contas do condomínio. A administradora deve se certificar de que todos os pagamentos sejam cuidadosamente segregados em contas e subcontas, para que fique claro e evidenciado que todos os recursos do condomínio, foram destinados especificamente para os fins decididos em assembleia geral.
Pastas de Prestação de Contas
Pastas de qualidade exigem uma elaboração atenta e minuciosa. As pastas de prestação de contas possuem todos os documentos (boletos, notas fiscais, comprovantes, recibos, etc.) comprobatórios das despesas e receitas do condomínio a cada mês. Também é parte integrante das pastas de prestação de contas, os demonstrativos organizados de acordo com a destinação de cada pagamento e os respectivos extratos bancários das contas do condomínio. As pastas físicas devem ser mensalmente enviadas ao edifício e aprovadas pelo síndico e corpo diretivo, permanecendo no escritório da administradora apenas os documentos trabalhistas para efeito de fiscalização. As pastas de prestação de contas devem ser entregues no final de cada mês, impreterivelmente, para que síndico e conselheiros tenham acesso a ela, em tempo de analisa-la, e tomar as melhores decisões possíveis. Ter a pasta digitalizada por completo, também é uma opção se o condomínio assim desejar.
ARRECADAÇÃO
Emissão de Boletos
Arrecadar fundos suficientes para suprir as despesas do condomínio, é função primordial do síndico(a), e a administradora tem o dever de auxiliar nesse processo. A administradora do condomínio deve oferecer o serviço de emissão de boletos para rateios ordinários e extraordinários, além de cobranças específicas e pontuais, como multas, aluguel de salão de festas, churrasqueiras, vagas de garagens, entre outros. Os boletos precisam ser emitidos em conformidade com as aprovações da assembleia condominial e das respectivas frações ideais de cada unidade autônoma. O ideal é que os boletos sejam emitidos com no mínimo 10 dias de antecedência do seu vencimento, para que os condôminos tenham tempo de se programar para o pagamento. A expedição dos boletos pode ser realizada via e-mail, correio ou para o próprio edifício, de acordo com o desejo de cada condômino. A emissão de uma 2ª via de boleto, dev ser acessível de forma online, pelo site ou aplicativo da administradora.
Individualização de Água e Gás
Além de arrecadar as cotas condominiais, a emissão de boletos é uma forma de realizar o repasse dos consumos de água e gás de cada apartamento ou unidade autônoma. A medição e a cobrança individualizada dos consumos de água e gás, são a maneira mais justa e moderna de repassar a cobrança das concessionárias aos condôminos. Quando o edifício possui a estrutura de tubulação necessária, a instalação de hidrômetros e Gasômetros é sempre o melhor método de cobrança individualizada. O software da administradora precisa transmitir automaticamente, as informações enviadas pela empresa terceirizada que realiza a medição dos consumos individuais, e os valores são emitidos no boleto condominial de cada apartamento. Com base no cálculo desses consumos, o condomínio e o síndico(a) podem cobrar com justiça os seus condôminos e moradores.
Pagamentos via DDA
Além das diversas formas de envio dos boletos, uma boa administradora deve oferecer a opção de pagamento dos boletos de condomínio via DDA (Débito Direto Autorizado), onde o débito aparece diretamente na conta, pelo aplicativo do banco do condômino. As instituições bancárias não disponibilizam o débito automático para boletos de condomínio, mas o DDA é a forma de pagamento que mais se assemelha ao débito automático. Com o DDA não há a necessidade do envio de boleto físico, e com apenas um click o condômino autoriza o seu pagamento direto pelo celular, facilitando o dia-a-dia dos moradores do condomínio e agilizando o processo administrativo de arrecadação do condomínio.
CND - Certidão Negativa de Débitos
A CND é sempre exigida na ocasião de passagem de escritura do apartamento ou imóvel, com a assinatura do síndico(a) e com firma reconhecida em cartório. Os condôminos podem também, solicitar uma CND simples (sem a assinatura do síndico) junto á administradora, assim que iniciam uma negociação da casa ou apartamento, apenas para se certificar de que não nenhuma dívida vinculada ao imóvel. Este é um momento requer muita atenção, para a equipe administrativa, pois é preciso ter certeza de que não há cotas condominiais inadimplidas, antes de enviar a certidão negativa de débitos. Ambos estes modelos de CND podem ser fornecidos pela administradora, sem custo algum para o condomínio ou condômino.
COBRANÇA
Combate à Inadimplência
Talvez o maior e mais recorrente problema dentro dos edifícios de todos os tamanhos e padrões, seja a inadimplência, e é função da administradora auxiliar o síndico(a) na arrecadação de recursos necessários para arcar com as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. O corpo diretivo tem basicamente 3 opções para efetuar a cobrança de condôminos inadimplentes, são elas: a cobrança administrativa ou extra judicial, o protesto e a cobrança judicial. O ideal é que a administradora garanta custo zero de honorários para o condomínio em qualquer uma das etapas da cobrança de inadimplentes. O combate à inadimplência, é um dos pilares da administração condominial, e todo o dia a administradora deve buscar o objetivo de um condomínio com 0% de taxa de inadimplência.
Avisos automáticos por e-mail
A tecnologia também auxilia no combate à inadimplência. O software da administradora deve enviar avisos automáticos por e-mail, a cada morador para evitar possíveis esquecimentos. Em geral, o sistema permite personalizar os avisos, de 1 a 3 dias antes do vencimento do boleto condominial, e para alguns dias após o vencimento, caso o condômino não tenha pago o boleto. O combate à inadimplência é uma luta diária. Há várias etapas durante este processo, e quanto antes o condomínio começar, melhor.
Cobrança Administrativa/Extrajudicial
Um condômino que está inadimplente há 1 mês, exige uma cobrança diferente daquele devedor contumaz que já deve há mais de 5 meses, como também é possível identificar aquele condômino que claramente esqueceu de pagar. Por isso, uma boa administradora possui uma equipe de analistas de alto padrão, especializada e focada na cobrança Administrativa ou Extrajudicial diária. Eles contatam o condômino inadimplente por meio de telefonemas, e-mails, comunicados, cartas de cobrança e mensagens de Whatsapp, para negociar a melhor forma de pagamento da dívida. A cobrança administrativa é a opção mais simples e rápida para o condomínio receber suas cotas em aberto. Na maioria dos casos, esse tipo de cobrança é suficiente para solucionar cotas condominiais em atraso, a administradora pode executar esse serviço sem custo adicional.
Protesto
A administradora deve oferecer ao síndico(a) e conselheiros do condomínio, a opção de apresentarmos as cotas em aberto para protesto, de acordo com a lei 13160/80. O protesto é uma fase intermediária no processo administrativo de cobrança de inadimplentes. A partir do memento em que o condomínio apresenta uma dívida para protesto, o cartório determina uma data limite para o pagamento da mesma. Caso o condômino inadimplente não quite a dívida dentro do prazo determinado, o mesmo ficará impedido de solicitar qualquer tipo de crédito e seu nome passará a constar na lista do SERASA. Protestar cotas condominiais inadimplidas em cartório, costuma apresentar bons resultados aos condomínios que utilizam esse método de cobrança.
Cobrança Judicial
A judicialização de uma dívida condominial, precisa ser realizada por intermédio de um escritório de advocacia especializado, de escolha do síndico(a) e do corpo diretivo, e sem vínculo com a administradora. O síndico(a) deve escolher uma administradora que não incorpora as cotas em aberto com o seu contrato de administração do condomínio. O processo de cobrança judicial é feito por meio de ação sumária, sempre com autorização do síndico(a), com a assinatura de procuração e contrato específico, ficando o condomínio isento de qualquer pagamento a título de honorários advocatícios. Ao condômino inadimplente será imputada a cobrança dos honorários advocatícios, calculados sobre os valores dos respectivos débitos (principal, multa, juros e correção monetária), exclusivamente para rateios ordinários e extraordinários. Não ficam incluídas multas e outras cobranças específicas.
ASSESSORIA JURÍDICA
Assessoria Preventiva
A administradora deve trabalhar diariamente na prevenção de conflitos entre os condôminos e ocorrências desfavoráveis ao condomínio em possíveis processos judiciais. Questões jurídicas do condomínio são uma preocupação constante de síndicos, condôminos e administradores. A assessoria jurídica é primordial para a administração de qualquer condomínio. O síndico(a) é responsável civil e criminalmente por tudo que acontece dentro do condomínio, e portanto assina contratos com empresas prestadoras de serviço, contrata e demite funcionários, aprova pagamentos, autoriza obras, faz cumprir as normas aprovadas em assembleia, adverte, multa, etc. Cada uma dessas ações deve ser tomada com consciência e cautela, devido sua enorme responsabilidade, e uma assessoria jurídica proporciona a segurança para o síndico(a) tomar essas decisões com tranquilidade. Por isso, a administradora deve oferecer uma assessoria com alto padrão de competência, para o síndico(a) e moradores. Além de realizar a cobrança judicial de inadimplentes do condomínio.
Assessoria Jurídica Condominial
Uma boa administradora deve fornecer todo o suporte que o síndico(a) e o corpo diretivo possam precisar nas questões jurídicas do condomínio. É necessária uma consultoria e orientação preventiva de acordo com o Código Civil, a Legislação Condominial, a jurisprudência vigente, e a Convenção e Regulamento Interno de cada condomínio. Além de um departamento jurídico interno, é importante contar com outros escritórios de advocacia parceiros, especializados no ajuizamento e defesa do condomínio em todas as esferas judiciais e elaboração de petições iniciais. Além da elaboração e estudo de Convenções e Regulamentos Internos, e cobranças judiciais de inadimplentes.
Assessoria Jurídica Trabalhista
Ações trabalhistas representam um dos maiores medos entre os síndicos e gestores condominiais, por conta dos riscos que não podem sem eliminados completamente, e do alto custo ao caixa do condomínio que raramente faz parte da previsão orçamentária. Além de todos os serviços administrativos, administradora deve fornecer assessoria diária ao síndico(a), a respeito de questões envolvendo os funcionários do condomínio. É recomendado haver uma pareceria com escritório de advocacia, especializado na área trabalhista, e que ofereça representação e acompanhamento de ações trabalhistas de funcionários próprios ou terceirizados. Os advogados trabalhistas devem realizar a avaliação de contratos e a consultoria de riscos, direitos e deveres do condomínio, tudo isso, sempre em conformidade com a legislação vigente, CLT, convenções sindicais e medicina do trabalho.
Análise Contratual
Contratos injustos, com aquelas letrinhas miúdas abusivas, são o pesadelo de qualquer síndico(a). Os gerentes condominiais e advogados devem ser especialistas em examinar minuciosamente contratos trabalhistas e de prestadores de serviço do setor de condomínios. Os serviços realizados dentro do condomínio precisam ser acompanhados e verificados constantemente, para assegurar que aquilo que foi contratado está sendo cumprido. Todos os contratos elaborados e assinados em nome do condomínio devem ser claros e detalhados, para garantir as responsabilidades dos prestadores de serviço com o condomínio. A administradora deve oferecer assessoria jurídica que trabalha para assegurar ao síndico(a), que os contratos estejam dentro da lei, claros, sem riscos, sem ambiguidade, justos e seguindo todos os padrões éticos, antes da assinatura.
RECURSOS HUMANOS
Compromissos e Recolhimentos
As rotinas administrativas de um departamento de Recursos Humanos, referente aos funcionários de um condomínio, incluem pagamento de salário, adiantamento e 13º, distribuição de benefícios (vale alimentação, refeição e transporte), alterações cadastrais, atualizações de carteira de trabalho, recrutamento e seleção, admissões e rescisões, controle de férias, escala de horário, registro de folhas de ponto, confecção de advertências e comunicados, controle de normas regulamentadoras, agendamento de exames e laudos, distribuição de EPIs, recolhimento de FGTS, INSS, IRRF, PIS, etc. e contratação de seguro de vida e medicina do trabalho. Tudo isso, realizando a transmissão simultânea de todas estas informações com o eSocial. Além do atendimento aos zeladores e demais funcionários, e da resolução de questões judiciais que possam surgir. O condomínio necessita contar com o mais alto padrão de compromisso e organização, quanto ao cumprimento de todas as exigências trabalhistas legais, junto aos órgãos competentes. Pagamentos, recolhimentos e entregas em seus prazos, de preferência sem custo adicional.
Canal Direto com a Gerência da Área
O departamento de Recursos Humanos é um dos mais importantes de uma administradora condominial, haja vista que para a grande maioria dos condomínios hoje, a folha de pagamentos de funcionários representa o maior custo entre todas as demais despesas. Por essa razão, a administradora de oferecer um atendimento direto a síndicos, zeladores e demais funcionários do condomínio, com a gerência da área de Recursos Humanos. Esta comunicação direta gera um alto padrão de qualidade do atendimento, e agiliza a resolução de dúvidas, questionamentos e problemas. É comum que os funcionários do condomínio tenham dúvidas sobre dissídio, benefícios, sindicato, etc. Com um atendimento direto aos funcionários, o departamento de Recursos Humanos tira um peso das costas do síndico(a), o permite que ele foque suas energias em outros assuntos relevantes para o condomínio. Este alto padrão de cuidado com os colaboradores do condomínio, inclui orientação e treinamento, através de cursos próprios, por intermédio de órgãos competentes e renomados, como: AABIC, SECOVI, SENAC, etc.
Recrutamento e Seleção
Contratar funcionários corretamente é legalmente uma função do síndico(a), e é primordial para qualquer condomínio. Por isso, a administradora deve possuir vasto cadastro de colaboradores, das mais diversas funções (zeladoria, portaria, controle de acesso, segurança, limpeza, manutenção, auxiliar de serviços gerais, entre outros) prontos para serem avaliados pelo síndico(a). O departamento de Recursos Humanos precisa realizar uma análise detalhada para o recrutamento, seleção e a contratação de novos funcionários, com pesquisas de antecedentes, entrevista presencial e referências de condomínios anteriores. Examinando a ficha e o perfil de cada candidato, para recomendar aquele que melhor se encaixa no seu condomínio.
Escala de Horários Otimizada
A análise de custos com a folha de pagamento dos funcionários (salários, horas extras, adicional noturno, etc.), é fundamental para uma escala inteligente. Sua administradora deve elaborar minucioso quadro de horários para os funcionários do condomínio, incluindo escala de folgas para o zelador e toda sua equipe. Uma escala de horários bem feita, é extremamente importante, para assegurar que todos gozarão de suas folgas, sem que o edifício fique desguarnecido em nenhum posto, seja ele na segurança, portaria, limpeza, etc. Uma boa administradora sugere ao síndico(a) uma distribuição racional e de menor custo possível para o condomínio, quanto às horas extraordinárias, folgas e feriados trabalhados.
Cronograma de Férias
O síndico(a) possui a responsabilidade de organizar os funcionários do condomínio de forma a atender todas as necessidades dos condôminos e moradores, respeitando todas as exigências legais e das convenções trabalhistas. Por isso, a administradora deve assegurar que as férias dos funcionários do condomínio, sejam planejadas de formar antecipada. Em condomínios com diversos funcionários, as férias de cada um, deve levar em conta o cronograma dos demais colaboradores, em uma espécie de revezamento entre férias e as funções de cada funcionário. Em condomínios com poucos, ou apenas um funcionário, as férias devem ser programadas durante o período de menor demanda no condomínio, se houver. Como o condomínio não pode ficar com um posto desguarnecido, as férias dos funcionários devem ser cobridas por outro funcionário do quadro atual, um funcionário temporário ou um funcionário de empresa terceirizada. Qualquer funcionário tem o direito de gozar de 30 dias de férias por ano, e todo funcionário pode optar por vender no máximo 10 dias e descansar no mínimo 20 dias, deste total de 30 dias.
Cálculo de Rescisão
Em geral, as convenções condominiais dão ao síndico(a) autonomia para contratar e demitir os funcionários do condomínio, o que gera uma enorme responsabilidade. Basicamente existem três opções de demissão para o empregador e o empregado, o pedido de demissão (partindo do funcionário), o acordo (vontade mútua de ambas as partes) e demissão (partindo do condomínio). O pedido de demissão possui o menor custo de rescisão para o condomínio, enquanto o acordo apresenta um custo intermediário e a demissão possui o maior custo de rescisão. Além disso, o pedido de demissão não incide em multa do FGTS, enquanto o acordo incide 20% e a demissão incide 40% de multa sobre o valor total do FGTS. Outra decisão a ser tomada pelo condomínio é o cumprimento e pagamento ou não, do aviso prévio de 30 dias da rescisão do contrato de trabalho. O departamento de Recursos Humanos da administradora calcula e informa as opções de rescisão dos funcionários, para facilitar a tomada de decisão por parte do síndico e membros do corpo diretivo.
Medicina do Trabalho
Além do pagamento de salários e benefícios, as leis e convenções trabalhistas, obrigam que o condomínio ofereça certas condições de trabalho aos seus funcionários. PCMSO, PGR, LTCAT e PPP são laudos obrigatórios, que asseguram condições ideais de trabalho aos funcionários do condomínio. O departamento de Recursos Humanos da administradora realiza o controle de vencimento e agendamento de renovação destes laudos. A medicina do trabalho garante também, a entrega dos EPIs (equipamentos de proteção individual) de acordo com a função de cada funcionário. Além de acompanhar tudo isso, os analistas da administradora também disponibilizam o suporte ao condomínio e ao funcionário, em caso de afastamentos (CAT / INSS).
eSocial
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, em 11 de dezembro de 2014, com o objetivo de desenvolver um sistema único de coleta, transmissão e armazenagem das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A plataforma de nível nacional unifica e agrupa as informações fiscais devidas por quem emprega a quem está empregado. A ferramenta ajuda órgãos governamentais na gestão de dados, e promete reduzir a burocracia para empreendedores, já que a digitalização substitui formulários e declarações em formato físico. O eSocial chegou de vez, porém essa novidade pode ser complicada para síndicos e administradores. Por isso, a organização e compromisso de profissionais especializados, são fundamentais. A administradora deve realizar rigorosamente, o acompanhamento simultâneo de todas as informações do departamento de Recursos Humanos, junto ao eSocial. Esta organização minuciosa, facilita e agiliza a busca por informações quando necessária, e evita multas ao condomínio, por atraso ou pela falta de transmissão de informações com o eSocial.
Certificado Digital
O certificado digital, nada mais é do que uma certificação realizada pelo síndico(a), e é mais uma obrigação legal para os condomínios. Ele valida documentos juridicamente de forma eletrônica, desburocratiza processos e economiza tempo, para os síndicos e administradores de condomínio, além de ser uma exigência para o eSocial. O certificado digital é aplicado em condomínios, para realizar o envio do eSocial por utilizar uma tecnologia de criptografia que permite identificar os responsáveis e titulares, possibilitando a autenticação dos documentos enviados pelos condomínios e aprovados pelo síndico(a), com validade jurídica. O certificado digital pode ser renovado por 1, 2 ou 3 anos. Boas administradoras oferecem assessoria gratuita na renovação do certificado digital do condomínio. Elas cuidam de toda a parte burocrática, eliminamos intermediários e acompanhamos o vencimento para a próxima renovação.
IMPLANTAÇÃO E TRANSIÇÃO
O período de implantação em condomínios costuma exigir bastante do síndico(a), uma vez que todos os moradores são novos e ainda não estarão familiarizados com as regras do local, além de terem que lidar com mudança, reformas, etc. As demandas e problemas costumam ser bastante comuns nesse período. Por isso, é fundamental que o síndico(a) conte com um suporte adequado. Com o auxílio de uma excelente administradora, o gestor pode focar sua atenção no relacionamento com os outros moradores, mas sem deixar de acompanhar o trabalho da administradora.
Know-how de Implantação
As incorporadoras e construtoras também necessitam de auxílio de uma administradora para implantar o condomínio em edifícios recém construídos. A administradora deve possuir todo o know-how para implantação de novos empreendimentos, sejam eles comerciais ou residenciais. Este trabalho se inicia antes mesmo do término das obras, assessorando as construtoras em itens e detalhes que trarão maior conforto, segurança e economia aos futuros condôminos. Uma empresa que vive o dia-a-dia dos condomínios sabe o que realmente tem de ser priorizado. As administradoras que também são imobiliárias, e possuem um departamento de corretagem, pode auxiliar a construtora na locação e venda das unidades ainda disponíveis no edifício recém construído.
Suporte aos novos Moradores
A administradora deve auxiliar as incorporadoras e construtoras na elaboração da Convenção do condomínio, além de confeccionar e apresentar um novo Regulamento Interno, em assembleia geral específica. A administradora precisa oferecer total assessoria ao síndico(a) e condôminos, referente à legislação (código civil, leis trabalhistas, convenção e regulamento interno) que rege a vida em condomínio. O gerente de atendimento também deve atualizar o síndico(a), moradores e zeladores, quanto as mais novas tendências do mercado condominial, tal qual as decisões tomadas, referentes às questões atualmente enfrentadas por outros condomínios de tamanho e padrão similar.
Processos Administrativos
Concluída a obra pela construtora, e estando o edifício entregue para a implantação legal, cabe à administradora a realização da Assembleia Geral de Instalação. Deve fazer parte desta assembleia: a eleição do síndico(a) e demais membros do corpo diretivo, apresentação da previsão dos custos ordinários, fundo de reserva e previsão de verbas para itens necessários para o efetivo funcionamento do condomínio. Feito o registro da ata desta Assembleia Geral de Instalação, temos a etapa de todos os registros nos órgãos competentes: Ministérios da Fazenda e do Trabalho (atualização de CNPJ e Abertura do Livro de Funcionários), certificado digital (eSocial), contratação das apólices de seguros e abertura da conta corrente e de aplicações financeiras, em nome do próprio condomínio. A administradora segue a cargo dos cadastros do condomínio nas concessionárias de energia elétrica, gás, internet, telefonia e água/esgoto (regime de economia para os residenciais e instalações dos equipamentos de controle de consumos individuais).
Acompanhamento Intensivo
Estando sob nossos cuidados da administradora, ela deve avaliar todos os itens que compõem a administração do condomínio, em todos os seus aspectos, sempre dentro do perfil e padrão do condomínio, e principalmente das decisões tomadas pelos membros do corpo diretivo e dos demais condôminos. A administradora precisa realizar uma análise e diagnóstico atual da infraestrutura, das manutenções obrigatórias, das finanças, e do quadro de funcionários e sua escala de horários. Além de acompanhamento intensivo nos primeiros 3 meses após a contratação da administradora, dentro do mais alto padrão de qualidade, e dos rigorosos princípios de competência, trabalho e idoneidade.
Isenção da 1ª Taxa Administrativa
Aos condomínios já em operação, vindos de outras administradoras, a nova administradora deve se encarregar de toda a transição, assegurando a continuidade das rotinas burocráticas, legais, financeiras, trabalhistas e de manutenções do condomínio. O gerente condominial precisa manter o síndico(a) a par do desenvolvimento de cada etapa do processo, como a falta de alguma documentação ou possíveis pendencias juntos aos órgãos competentes (retenções fiscais, FGTS, eSocial, etc.). As melhores administradoras isentam o condomínio de pagamento da taxa administrativa durante esse processo de transição, para que não haja o pagamento de duas administradoras no mesmo mês.
Basicamente o síndico(a) de um condomínio precisa de uma boa administradora para executar serviços administrativos e burocráticos. Elaborar itens como prestação de contas mensal, folha de pagamento, gerenciamento contábil e financeiro, organizar assembleias, atender síndico e corpo diretivo, orientar com relação ao dia a dia do condomínio, atender condôminos e funcionários, são algumas das responsabilidades da administradora de um condomínio. Tecnologia, profissionalismo, atualização legal e fiscal e outros requisitos, permanecem obrigatórios, entretanto, o atendimento personalizado é fundamental para as melhores administradoras de condomínio.
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