O eSocial é uma plataforma unificada de transmissão de dados, ele exige uma gestão rigorosa e instantânea de condomínios e administradoras.
O que é o eSocial?
O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) é um projeto do governo federal, instituído pelo Decreto nº 8.373, em 11 de dezembro de 2014, com o objetivo de desenvolver um sistema único de coleta, transmissão e armazenagem das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A plataforma de nível nacional unifica e agrupa as informações fiscais devidas por quem emprega a quem está empregado. A ferramenta ajuda órgãos governamentais na gestão de dados, e promete reduzir a burocracia para empreendedores, já que a digitalização substitui formulários e declarações em formato físico.
O eSocial foi criado para garantir o cumprimento das obrigações legais dos contribuintes (condomínios e associações), evitando fraudes e assegurando direitos. O projeto faz parte de uma ação conjunta de diversos órgãos e entidades federais:
- Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB;
- Caixa Econômica Federal;
- Instituto Nacional do Seguro Social – INSS;
- Ministério do Trabalho – MTB.
Todos eles trabalhando juntos para que seja realizada a transmissão das informações de forma unificada e centralizada, substituindo o preenchimento manual de inúmeros formulários e declarações. Os processos altamente burocráticos e trabalhosos, foram simplificados e centralizados com o eSocial. O fato é que a falta de um padrão para o envio destes dados ou as inúmeras exigências de cada órgão, tornaram os procedimentos cada vez mais burocráticos. É nesta tecla de unificação e padronização, que o eSocial tem buscado conquistar a simpatia dos condomínios e associações que tem a obrigatoriedade de se adaptar e aderir ao sistema.
O calendário de implementação do sistema vem sofrendo alterações e adiamentos, enquanto o site do eSocial vem recebendo atualizações com caminhos mais simples e layouts mais intuitivos. Esse portal está sendo chamado de eSocial Simplificado. De acordo com o Ministério da Economia, o eSocial Simplificado reduzirá o número de eventos, de campos e etapas no processo, excluindo informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados, e utilizará o CPF como identificação única do trabalhador.
Condomínios e Associações.
As rotinas administrativas referentes aos funcionários de condomínio, agora devem incluir a transmissão simultânea de informações com o eSocial, além dos pagamentos, admissões e rescisões, controle de férias, escalas de horário, registro de folhas de ponto, contratação de seguro de vida e medicina do trabalho, etc. Como todo e qualquer condomínio possui funcionários (próprios ou terceirizados) e contrata prestadores de serviço, eles são obrigados a enviar as informações exigidas pelo eSocial. O condomínio que possui apenas funcionários terceirizados também é obrigado a aderir ao programa. Para os condomínios e associações de moradores o eSocial significa uma gestão muito mais rigorosa e instantânea. Veja o que estará unificado no sistema:
- GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (para controlar admissões e demissões sob o regime da CLT);
- RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
- LRE: Livro de Registro de Empregados;
- CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- CD: Comunicação de Dispensa;
- CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Socia;
- lPPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário (adiada para 1º de janeiro de 2023);
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
- GPS: Guia da Previdência Social.
Além de serem obrigatórias, as informações devem ser repassadas com exatidão e antecedência. Todos os documentos importantes relacionados ao dia a dia do condomínio ou associação, e dos trabalhadores que neles atuam, devem ser incluídas dentro da ferramenta até o dia 15 do mês seguinte. Toda e qualquer movimentação como admissão, demissão, férias e licença-maternidade, devem ser comunicadas pelo condomínio (zelador) com antecedência à administradora. E casos esporádicos como acidentes, atestados e faltas, devem ser comunicados o mais rápido possível. As folhas de pagamento também deverão ser entregues, assim como as contribuições previdenciárias, os dados sobre os funcionários, prestadores de serviço autônomos e isenção de síndico.
Vantagens do eSocial para Condomínios e Associações:
- Simplifica o cumprimento de obrigações;
- Melhora a qualidade das informações das relações de trabalho;
- Diminui erros de cálculo;
- Garante os direitos previdenciários e trabalhistas;
- Aprimora a segurança jurídica;
- Reduz a burocracia.
Na prática, para os síndicos, a gestão foi simplificada, já que os dados cadastrais sobre funcionários (cargos, funções, salários, turnos trabalhados, etc.), agora são submetidos ao processo unificado e digital do eSocial. Talvez a maior dificuldade seja mudar a cultura dos funcionários do condomínio, para que entendam a seriedade dos novos processos e tenham maior sinergia com a administradora, para enviar todas as informações dentro dos prazos exigidos. Na maioria dos casos, a responsabilidade por repassar as informações, tem caído sob os ombros do zelador ou gerente predial.
Obrigações:
As responsabilidades do departamento de Recursos Humanos das administradoras de condomínio, incluem pagamentos, alterações cadastrais, atualizações de carteira de trabalho, admissões e rescisões, controle de férias, escalas de horário, registro de folhas de ponto, confecção de advertências e comunicados, controle de normas regulamentadoras e contratação de seguro de vida e medicina do trabalho. Agora, tudo isso deve ser realizando em paralelo à transmissão simultânea de todas estas informações com o eSocial, caso contrário, o condomínio sofrerá multas dos órgãos competentes.
Informações dos Funcionários
O condomínio deve coletar e organizar todas as informações cadastrais dos seus trabalhadores. Esta é a primeira etapa, a mais trabalhosa, e a que mais requer atenção. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê a CLT. Planilhas podem ajudar a gestão a organizar todas informações que devem ser coletadas, e a inserir os dados corretamente.
Folha de Pagamento
As informações referentes à folha de pagamento, como os benefícios por exemplo, devem ser conferidas e revisadas antes de serem transmitidas. Caso haja a omissão de qualquer dado, ou atraso na entrega destas informações, o condomínio será multado.
Admissão
O funcionário só poderá iniciar os trabalhos no condomínio após estar registrado e com o contrato assinado. O zelador ou síndico deve enviar à administradora: a autorização de admissão, nome, telefone, função, horário de trabalho e valor do salário do trabalhador, com pelo menos 05 dias uteis de antecedência. Se estas informações não forem transmitidas ao eSocial, a multa pode chegar a até R$ 3.000,00.
Rescisão de Contrato
O Sindico, deve informar sempre que houver demissões, para que os prazos de pagamentos de rescisões, sejam respeitados. Se ultrapassar o prazo, o condomínio passa a ser responsável por arcar com o custo de até um salário do trabalhador.
Acidente no Ambiente de Trabalho
Caso aconteça algum acidente, o zelador (gerente predial) deve comunicar o departamento de Recursos Humanos da administradora, imediatamente. A comunicação de acidente de trabalho deve ser registrada até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência, e em caso de morte, de imediato. Se estas informações não forem transmitidas ao eSocial, em até 24 horas, a multa é de R$ 403,54.
Atestado de Saúde Ocupacional
De acordo com as normas da CLT, é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração, e o valor é determinado pelo fiscal do trabalho, e varia de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Controle de Frequência
O limite de horas extras permitidas ao trabalhador, é de apenas 2 horas diárias. E o intervalo entre os turnos do funcionário, não pode ser inferior a 11 horas. Caso essa exigência não seja respeitada, a multa é de R$37,83 por colaborador (o valor pode dobrar).
Alteração de Cargo ou Salário
Esta informação deve ser comunicada ao departamento de Recursos Humanos, para que seja transmitida ao eSocial, no máximo um mês antes da vigência. Se esta informação não for transmitida ao eSocial, a multa é de R$ 402,54.
Férias
O síndico ou zelador devem programar as férias com antecedência de 30 dias, ao início do mês, para que a informação seja inserida no sistema. . E caso o funcionário trabalhe no período de férias, a multa varia de R$ 10,64 a R$ 106,41.
Afastamento Temporário
É preciso notificar ao departamento de Recursos Humanos, sobre o afastamento do funcionário (férias, licença-maternidade, auxilio doença). Para os condomínios que transmitem a informação de forma errada, a multa pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a informar e documentar os trabalhadores expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O objetivo dessas informações é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante suas atividades de trabalho. Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, com menos tempo de contribuição para o INSS. Se esta informação não for transmitida ao eSocial, a multa varia de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, de acordo com sua gravidade.
Além das multas, a principal penalidade para os condomínios, ao burlar as leis da CLT, é a possibilidade de ações trabalhistas, por falhas ao atender os órgãos jurídico e previdenciário. Agora que síndicos e zeladores sabem todas as obrigações do condomínio, é preciso planejar, trabalhar junto à administradora e estar atento aos prazos, para que o eSocial não se torne uma dor de cabeça. Todos os funcionários devem colaborar para um repasse ágil das informações para a administradora do condomínio, para que o envio de dados aconteça dentro do prazo. Caso contrário, o atraso ou o não cumprimento dos prazos acarretarão multas, que podem chegar até R$ 180.000,00, a depender do tipo de informação e gravidade da situação.
Etapas de transmissão de informações:
Desde que o eSocial se tornou obrigatório em 2018, ele está sendo implementado por etapas, para que o envio de dados aconteça de forma progressiva. Os Condomínios e Associações fazem parte do GRUPO 3 (Pessoas Jurídicas - empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos).
1ª Fase: 10/01/2019 – Apenas informações relativas às empresas e às pessoas físicas, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas.
2ª Fase: 10/04/2019 – Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos (eventos não periódicos), e as pessoas físicas quanto aos seus empregados.
3ª Fase: 10/05/2021 – Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento (eventos periódicos). Substituição da GFIP para recolhimento de Contribuições Previdenciárias (Instrução Normativa específica, a ser publicada). Substituição da GFIP para recolhimento do FGTS (ver Resolução CCFGTS nº 926/2019);
Houve diversas mudanças no prazo para a implementação do eSocial para empresas pertencentes ao GRUPO 3 (condomínios e associações), por conta da pandemia, sendo a mais recente o adiamento da 4ª Fase: implantação do PPP eletrônico, de 10/01/2022 para 10/01/2023. Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde no trabalho (SST). Portanto, os empregadores foram divididos em grupos e as informações obrigatórias distribuídas entre as fases.
Com a implantação do PPP adiada para 10 janeiro de 2023, os eventos que seguem em papel são:
- S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador. Exemplo: PCMSO, que inclui exames médicos. O prazo de envio é até o dia 15 do mês subsequente ao da realização do correspondente exame.
- S-2240: Condições Ambientais do Trabalho (Agentes Nocivos). Exemplo: PGR, com prazo de envio até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador.
Os condomínios e as empresas que prestam serviços de medicina ocupacional ganharam mais tempo para se adequar e passar a atender às exigências de envio eletrônico dos documentos.
Certificado Digital:
O Certificado Digital é mais uma obrigação legal para os condomínios. Ele valida documentos juridicamente de forma eletrônica, desburocratiza processos e economiza tempo, para os síndicos e administradores de condomínio, além de ser uma exigência para o eSocial.
Portal do eSocial conta com um sistema de segurança que garante a integridade das informações contidas nos formulários online. Logo, o certificado digital garante mais segurança, autenticidade e validade ao Portal do eSocial. O certificado digital é aplicado para realizar o envio do eSocial por utilizar uma tecnologia de criptografia que permite identificar os responsáveis e titulares, possibilitando a autenticação dos documentos enviados pelos condomínios, com validade jurídica.
Assim como vemos uma resistência ao eSocial, a implantação do certificado digital, também sofreu resistência por parte de síndicos e conselheiros. Porém a necessidade da assinatura eletrônica para a transmissão de dados para o eSocial, tornou o Certificado Digital indispensável para todos os condomínios e associações de moradores, mesmo aqueles sem funcionários próprios. O Condomínio que não renovar seu Certificado Digital, não irá conseguir transmitir ao governo os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais de seus funcionários, o que certamente acarretará multas.
Ao contrário de algumas administradoras do setor a Alpgrem oferece assessoria gratuita na renovação do Certificado Digital do condomínio. Cuidamos de toda a parte burocrática, eliminamos intermediários e acompanhamos o vencimento para a próxima renovação.
Suporte da Administradora:
Como todo bom síndico e gestor sabe, além de se cercar de ótimos profissionais e empresas parceiras, é importante acompanhar de perto o trabalho realizado. Os síndicos podem contar com a Alpgrem para coletar, revisar e transmitir todos os documentos e informações dos funcionários do condomínio ou associação de moradores, obrigatórios pelo novo eSocial. O planejamento e realizado com antecedência e os processos são otimizados, para que os prazos sejam devidamente cumpridos. Enquanto algumas administradoras cobram taxas extras pela transmissão e acompanhamento do eSocial, os clientes da Alpgrem contam com toda essa gestão, sem pagar nada mais por isso.