Exceto em situações de emergência, o condômino não será prejudicado se esperar até o horário pré-estabelecido.
Muitos condomínios no Brasil ainda são dirigidos por síndicos moradores, e ser síndico(a) do condomínio onde reside não é fácil. Por diversas vezes, os condôminos acreditam que por morar no condomínio, o síndico orgânico está a sua disposição 24 horas por dia e 7 dias por semana. Alguns condôminos acreditam ter o direito de interfonar no apartamento do síndico a qualquer hora do dia ou da noite, de domingo a domingo.
Para não se desgastar enquanto exercer o cargo, o síndico(a) deve estabelecer algumas regras e limites aos condôminos, no que tange aos meios e aos horários do seu atendimento. Um bom síndico(a) informa aos condôminos sobre os assuntos que são de sua responsabilidade, e os assuntos que são de responsabilidade do zelador.
DIAS E HORÁRIOS:
A maioria síndicos moradores são profissionais de outras áreas, e trabalham fora de casa o dia inteiro. Por isso não possuem disponibilidade de atender às questões do condomínio o tempo todo. Cabe ao síndico(a) estipular dias e horários fixos de atendimento, cabe ao zelador e demais funcionários conhecer e informar sobre eles, e cabe aos condôminos respeitá-los. Para cumprir com todas as suas obrigações, como resolver questões pendentes, tirar dúvidas e até mesmo tratar de reclamações de barulho, o síndico(a) não precisa estar sempre disponível. Os condôminos precisam saber claramente quais são os dias e horários de atendimento do síndico(a), saber quando se trata de uma emergência onde cabe uma exceção.
LIVRO DE RECLAMAÇÕES:
O famoso livro de reclamações na portaria, tem sido visto como algo já ultrapassado. Hoje o mercado condominial oferece novas tecnologias, como softwares e aplicativos que colocaram o livro de reclamações na palma da mão de cada condômino. Dito isso, nada impede os condôminos de optarem por um livro físico na portaria, inclusive essa ainda é uma realidade em muitos condomínios.
E-MAIL:
O síndico(a) ainda pode optar pelo e-mail, como principal meio de contato com os condôminos. O e-mail é um excelente meio de comunicação, para aquele condômino que deseja sanar uma dúvida ou fazer uma reclamação, fora do horário pré-determinado. O e-mail pode ser enviado a qualquer momento sem incomodar o síndico, e garante que o síndico receberá a mensagem quando estiver no seu horário de trabalho pelo condomínio. O síndico(a) pode até se comprometer a analisar e responder o e-mail, dentro de uma prazo de 1 ou 2. Novamente, é preciso formalizar a todos sobre essa preferência no meio de comunicação, informar o endereço de e-mail correto, e claro, se comprometer a acompanhar este e-mail com frequência.
TELEFONE PESSOAL E WHATSAPP:
A maioria dos síndicos opta por não compartilhar seu número de celular pessoal com os condôminos, mas há síndicos que o fazem. Para os síndicos que se disponibilizam a tratar de assuntos do condomínio pelo Whatsapp, mas preferem não ceder o seu telefone pessoal, a opção é usar outro celular como um Whatsapp corporativo.
INTERFONES:
Em condomínios onde existe um sistema de interfones, o síndico(a) deve estabelecer junta aos funcionários da portaria, os dias e horários em que estará disponível. Caso o interfone não passe pela portaria, o síndico(a) deve formalizar junto aos condôminos, os dias e horários por meio de circular. O síndico(a) pode até mesmo determinar que o interfone não poderá ser utilizado como meio de comunicação com ele. Todos no condomínio precisam saber quais os temas urgentes, que devem ser tratados como exceção.
Alguns condôminos ainda acreditam que o síndico(a) morador deve estar à sua disposição 24 horas por dia e 7 dias por semana. O síndico(a) deve informar quais os assuntos são de sua responsabilidade, e quais os assuntos são de responsabilidade do zelador. Para ter um ritmo saudável de trabalho, o síndico(a) também deve estabelecer quais os meios de comunicação, e quais os horários do seu atendimento aos condôminos. O síndico não pode ter medo de ser rigoroso qual aos seus horários de atendimento. Exceto em situações de emergência, o condômino não será prejudicado se esperar até o horário pré-estabelecido.