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Recebimento de Intimações Judiciais na portaria do condomínio

Atualizado: 2 de jan. de 2023

Os porteiros ou zeladores devem receber Intimações Judiciais direcionadas aos condôminos?

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Recebimento de Intimações Judiciais - Portaria

Analisamos os procedimentos das portarias de condomínios edilícios e associações de moradores, com a intenção de orientar síndicos, zeladores, porteiros e administradores para as consequências da falta do devido cuidado com o recebimento de citações e intimações judiciais. Destacamos os procedimentos recomendados e as responsabilidades do condomínio e de seus funcionários.


Em primeiro lugar convém esclarecer o que é a citação em um processo que tramita no Poder Judiciário: de maneira simplificada é o comunicado destinado a uma parte (o réu) oriundo da Justiça que o destinatário está respondendo a uma ação que lhe é promovida por alguém, seja ela civil, criminal, trabalhista, etc. e é uma formalidade cuja irregularidade causa a anulação do respectivo processo.


O conceito legal de citação está previsto nos artigos 238 e 239 do Código de Processo Civil:


Art. 238: Citação é o ato pelo qual são convocados o réu, o executado ou o interessado para integrar a relação processual.


Art. 239: Para a validade do processo é indispensável a citação do réu ou do executado, ressalvadas as hipóteses de indeferimento da petição inicial ou de improcedência liminar do pedido.


A citação é portanto, um ato formal cuja falta, anula o processo e se isso não ocorrer, será o caso de responsabilidade do Condomínio onde o réu residir, seja o réu condômino ou morador. Entendido o conceito de citação, passamos a analisar como a mesma é realizada e quais os cuidados iniciais que devem ter o zelador ou os porteiros encarregados do recebimento da correspondência na portaria do condomínio edilício ou associação com controle de acesso.


Está é uma questão importante, pois antes da reforma de 2015, o Código de Processo Civil era omisso sobre essa possibilidade. O Código antigo não previa a entrega de intimação ao porteiro ou zelador. Ocorria o que em Direito é chamado de “silêncio da lei”. A hipótese simplesmente não era prevista. Por causa disso, as decisões dos juízes ao longo do tempo (jurisprudência), firmaram o entendimento de que isso não era permitido. Como o porteiro não podia assinar a entrega em nome do citado, e na maioria das vezes o morador estava fora de casa durante o horário comercial, que é quando o carteiro passa, a carta de intimação não era entregue a tempo porque o destinatário não era encontrado no condomínio.


As inovações quanto à responsabilidade dos condomínios e associações, os procedimentos a serem tomados por controladores de acesso e zeladores na portaria, devem ser bem fiscalizados pelo síndico, sob pena de responsabilidade civil e obrigação do condomínio em ressarcir os danos pelos erros que cometer. Com a mudança, passou a ficar explícito que o porteiro ou zelador podem receber a intimação sim, a qual depois será remetida ao morador. Ou seja, agora a pessoa não precisa estar em casa para receber uma intimação judicial. Ao carteiro, basta deixar o documento com o porteiro. O profissional dos Correios recolhe a assinatura deste último no aviso de recebimento, e o ato citatório estará juridicamente válido. Com isso, os condomínios e associações de moradores, passam a ter a responsabilidade de orientar seus funcionários de portaria.


O Código de Processo determina que a citação inicial, em um primeiro momento, se proceda por carta com aviso de recebimento (AR) a ser entregue ao destinatário (réu) também chamado de citado, mas já traz uma novidade prevista no § 4º do Art. 248 cujo teor é o seguinte:


Art. 248 - § 4º: Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.


Essa novidade merece atenção redobrada, pois o seu recebimento pela pessoa do funcionário da portaria, torna o condomínio ou associação responsável pelo envio da carta de citação ao condômino ou morador destinatário. Portanto, é fundamental que haja um livro de protocolo de recebimento e entrega de correspondência dentro do condomínio, cabendo ao funcionário responsável a entrega da carta de citação ao seu destinatário e colher a respectiva assinatura do condômino ou morador no livro apropriado na portaria.


O síndico deve criar um livro de registro de todos os documentos recebidos pelo porteiro que venham com aviso de recebimento, sejam eles pacotes, cartas, comunicados ou intimações. Isso protege o profissional e também o condomínio, já a correspondência só será entregue ao morador quando da sua assinatura nesse mesmo livro, o que garante que ela foi entregue “em mãos” ao destinatário final. Em vista disso, fica entendido que o porteiro pode receber intimação destinada ao morador. Com a criação de um livro de protocolo, o síndico garante que esse documento tão importante, entregue no condomínio, chegará às mãos certas.


1- Caso estiver no condomínio o morador deverá ser chamado para comparecer à portaria e atender ao oficial de justiça;


2- Caso o morador não esteja, deverá o porteiro indicar ao oficial de justiça qual o melhor horário para encontra-lo, ou indicar se há ou não data prevista para o retorno do citado;


A portaria deverá se possível, comunicar ao morador esse fato e caso o mesmo não esteja, deverá receber a citação, através de um documento que se chama “mandado de citação”. O oficial de justiça então colherá os dados do funcionário responsável e informará ao Juízo onde o processo corre. Esse procedimento se denomina “citação por hora certa”. Normalmente, para citação por hora certa, o oficial de justiça deixa um bilhete para entrega ao intimado, indicando o dia e a hora em que retornará ao condomínio para entregar a intimação judicial em mãos.


À portaria caberá a entrega do mandado de citação ao morador, de preferência via protocolo, e caso este recuse o recebimento isso deve ser registrado no livro de protocolo pelo funcionário da portaria. Uma vez recebida, ela deverá ser entregue ao condômino, com o devido protocolo e comprovante de recebimento. Recomenda-se que a entrega da intimação também seja devidamente registrada no livro de protocolo do condomínio.


Existe, entretanto, a possibilidade de o destinatário da correspondência estar ausente, caso que deve ser observada com muita atenção. Nesse caso o porteiro ou zelador, deverá declarar ao carteiro que o morador está “ausente”, sob pena de considerar-se que a citação ocorreu. A ausência temporária não impede a devolução da carta de citação ao carteiro, uma vez que o Código de Processo, fala simplesmente em ausente. Porém, a citação pode ser recebida, caso o morador esteja simplesmente em seu local de trabalho, retornando diariamente ao condomínio. É essencial a devolução da carta em caso de viagem, internação em hospitais, férias, etc.


Caso haja necessidade de devolução da carta de citação, por ausência do morador, o ato de citação se fará de outra forma, agora por intermédio de Oficial de Justiça, que é o funcionário do Poder Judiciário encarregado da entrega das citações e intimações às partes, sendo que as informações que o mesmo prestará no processo, através do que se chama “certidão”, tem validade perante as autoridades judiciárias, vale dizer “tem fé pública”. Comparecendo o oficial de justiça cabe ao porteiro ou responsável exigir do mesmo a “carteira funcional” do mesmo, o que não poderá ser recusada.


No caso de o oficial de justiça entender que o réu está se ocultando para não receber a intimação, a entrega da carta poderá ser realizada pelo próprio oficial de justiça, de acordo com o Artigo 252, do Código de Processo Civil, §único que prevê:


Art. 252: Quando, por 2 (duas) vezes, o oficial de justiça houver procurado o citando em seu domicílio ou residência sem o encontrar, deverá, havendo suspeita de ocultação, intimar qualquer pessoa da família ou, em sua falta, qualquer vizinho de que, no dia útil imediato, voltará a fim de efetuar a citação, na hora que designar.


Parágrafo único: Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a intimação a que se refere o caput feita a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência.


O porteiro ou zelador deverá receber as correspondências oriundas do Poder Judiciário endereçadas a moradores do condomínio, que serão devidamente encaminhadas aos respectivos condôminos. Recomenda-se que a entrega dessas correspondências seja devidamente registrada em livro de protocolo apropriado na portaria.


Quando um oficial de justiça se apresentar à portaria do condomínio, buscando um morador, para a entrega de uma intimação judicial, o porteiro deverá conceder todas as informações ao serventuário público, como: se o condômino está ou não no condomínio; quais os horários para encontrá-lo; franquear entrada com o devido acompanhamento.


Caso o condômino não queira receber, será notificado, e por conta da recusa em receber, a intimação ficará à disposição na portaria para retirada, por precaução em eventual responsabilização. Para o poder judiciário, a intimação estará validada e o intimado responderá por ela, sem qualquer implicação ao condomínio. No caso de o condomínio não entregar a intimação para o condômino, poderá recair a responsabilidade entre condômino e condomínio e não junto ao demandante ou Poder Judiciário.


Caso recebida a carta de citação e for entregue ao condômino, mediante assinatura em livro de protocolo, não haverá nenhum problema. Entretanto se ele se recusar a receber a citação, deverá recusar o destinatário, por escrito na própria carta, cabendo ao funcionário do condomínio o cuidado na devolução da correspondência ao carteiro.


Todos estes processos e diretrizes podem parecer exagero, porém conforme informado anteriormente, existe uma questão de responsabilidade civil que pode atingir o condomínio e obrigá-lo a indenizar o morador em razão da irregularidade no recebimento da citação judicial. A não entrega da correspondência, o esquecimento em colher a assinatura do morador no livro de protocolo, a recusa do morador em assinar o protocolo de recebimento, entre outros pode gerar uma ação de indenização contra o condomínio pela perda de oportunidade de apresentação de defesa do réu. Isso pode ocorrer inclusive por má-fé do morador, que poderá perder o prazo de defesa e culpar os funcionários do condomínio.


Além disso, não há garantia que a Justiça vai anular a citação dependendo das circunstâncias e do entendimento do juiz de cada caso. Pior, se houver irregularidade na citação e juiz não acolher o pedido de anulação, o condomínio pode ser processado pelo que se chama de “teoria da perda de chance”, vale dizer: o réu perdeu a oportunidade de ver sua defesa apreciada pela Justiça em razão de erro de um terceiro, cabendo ao responsável (condomínio) responder por uma indenização pela perda da oportunidade de defesa.


Portanto cabe ao síndico ou administrador do condomínio explicar ao zelador e aos porteiros, como proceder nos casos de entrega de Intimações Judiciais, orientando os funcionários da portaria, inclusive para que identifiquem uma carta de citação, que geralmente tem o timbre do Poder Judiciário bem como atendam o oficial de justiça encarregado da citação do morador.



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