Algumas perguntas e respostas para auxiliar na escolha e avalição da administradora do seu condomínio, durante o período de instalação.
A Assembleia Geral de Instalação, também conhecida como AGI, é a primeira reunião geral do condomínio. Ela acontece assim que a incorporadora ou construtora entrega o edifício aos novos proprietários. Esta assembleia é fundamental, pois nela os proprietários aprovam como aquele condomínio se comportará no futuro, e por isso, representa um momento tão importante para os novos proprietários, quanto decisivo para a administradora conquistar a massa condominial e seguir como parceira.
A depender da apresentação e condução dos gerentes condominiais da administradora na AGI, os proprietários (condôminos) poderão deixar a assembleia completamente encantados e seguros de que o condomínio está em boas mãos. Para transmitir segurança e conquistar a confiança dos proprietários na primeira assembleia do condomínio, é crucial que o representante da administradora esteja preparado para responder ao bombardeio de perguntas, muitas delas direcionadas à incorporadora ou construtora, outras direcionadas ao novo síndico(a), e outras direcionadas à própria administradora.
Quem escolhe a administradora do condomínio quando ele foi recém implantado?
Na maioria das vezes a convenção do condomínio possui uma cláusula que prevê, que a primeira administradora do condomínio pode ser indicada pela incorporadora ou construtora. O objetivo dessa cláusula na convenção condominial é assegurar que o conceito do empreendimento imobiliário será preservado na implantação. Porém, essa prerrogativa pode ser substituída por uma concorrência entre três ou mais administradoras em uma reunião entre os proprietários, antes da assembleia de instalação.
Os condôminos podem trocar a administradora? Como?
Com a contratação ratificada na assembleia de instalação, a administradora poderá ser destituída por deliberação do síndico(a) eleito nesta mesma assembleia, que deverá ratificar o nome da empresa que a substituirá em assembleia futura. Nesse caso, é fundamental que o síndico(a) garanta uma transição tranquila das empresas, sem criar transtornos aos novos proprietários e moradores, e problemas à gestão financeira do condomínio.
Por quanto tempo a administradora escolhida pela incorporadora/construtora pode ficar no condomínio?
Algumas administradoras de condomínio estipulam em seus contratos, a duração de um ano da sua prestação de serviço, que pode ser prorrogada indefinidamente. A convenção pode prever essa mesma duração obrigatória de um ano de permanência da administradora. Porém, independente do que está previsto no contrato ou na convenção, a administradora deve se comprometer a prestar um serviço de qualidade, com o objetivo de atender o condomínio e seus moradores, por muitos e muitos anos.
Quais as obrigações da administradora durante o 1º ano de existência do condomínio?
São muitas as obrigações realizadas pela administradora no primeiro ano de implantação, incluindo a oficialização do condomínio.
Depois que a ata da Assembleia Geral de Instalação é registrada em cartório, a administradora a utiliza para a obtenção do CNPJ, junto à Receita Federal. Assim que o CNPJ é emitido, a administradora deve efetuar o cadastro e emitir o Certificado Digital. O CNPJ é essencial também, para abrir uma conta bancária em nome do condomínio, tal qual solicitar o cadastro junto às concessionárias de água, luz, gás, telefone e internet (Sabesp, Enel, Comgás, Vivo, Claro, etc.).
Com tudo isso, o condomínio pode dar início às suas atividades do dia-a-dia, como: assinatura dos contratos de prestação de serviços; pagamentos e recebimentos; transferência de titularidades das contas de consumo; etc.
Além de emissões e cadastros imediatos, o condomínio também precisa do auxílio da administradora para a obtenção de inúmeras obrigações legais, como por exemplo o AVCB (Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros), que certifica as condições estruturais de segurança e prevenção contra incêndios.
O síndico ou a administradora definem a pauta para uma assembleia de instalação de condomínio a ser convocada?
O síndico não pode convocar a assembleia de instalação, pois é nela que o primeiro síndico do condomínio será eleito. Em geral a incorporadora é que convoca a AGI, porém ela pode contar com a ajuda da administradora para realizar o envio da convocação.
Na assembleia de instalação do condomínio a incorporadora/construtora costuma ficar a cargo de organizar, não só a pauta, mas como toda a reunião. Normalmente os assuntos tratados são os seguintes:
Instalação do condomínio;
Eleição de síndico, subsíndico e conselho;
Ratificação da administradora do condomínio;
Apresentação e aprovação da previsão orçamentária para as despesas ordinárias;
Questionamentos dos novos moradores à construtora/incorporadora.
Quais pré-requisitos devem ser exigidos de uma administradora, que garantam o bom atendimento ao síndico, conselho e condôminos?
A fase de implantação é uma das mais complexas do condomínio, portanto ele deve contar com uma administradora com bagagem e experiência em começar do zero. Os novos moradores devem exigir uma administradora com tempo de mercado e boas referências.
É necessário que a administradora do condomínio possua uma boa infraestrutura tecnológica, para dar transparência às despesas e receitas, dando acesso aos demonstrativos/pastas do condomínio, pelo site e aplicativo da administradora. Este sistema também deve disponibilizar acesso a 2ª via de boleto, convenção, regulamento e demais documentos do condomínio, reservas de espaços, como salão de festa e churrasqueira, e muito mais.
A equipe da administradora precisa contar com especialistas e métodos bem organizados, para não deixar escapar qualquer detalhe dos processos exigidos. O gerente condominial da administradora precisa garantir presença nas reuniões e assembleias, dando orientação contábil, financeira, jurídica e de RH aos condôminos presentes. Há administradoras que fazem plantões no edifício para esclarecer dúvidas dos moradores.
A elaboração do Regulamento Interno do novo condomínio é responsabilidade da administradora?
Elaborar o Regulamento Interno exige um conhecimento jurídico específico, que pode ser feito por um escritório jurídico especializado no mercado condominial. Porém, se a administradora do condomínio possuir um departamento jurídico próprio, ela pode auxiliar na elaboração, aprovação e registro do Regulamento Interno.
O Regulamento Interno não pode conflitar com a convenção do condomínio, ou com a lei 10. 406 (Código Civil). Mesmo que a assembleia de instalação aprovar alguma norma que conflite com a convenção ou a lei, está norma não terá validade jurídica, pois existe uma hierarquia, e o Regulamento Interno está abaixo da convenção e do Código Civil.
Portanto, a administradora pode utilizar sua experiência e conhecimento em condomínios para elaborara uma minuta do novo Regulamento Interno, inserindo regras para todas as áreas de convivência, bem como as penalidades. Nesse processo, a minuta é enviada previamente aos condôminos, para que eles possam analisar o texto e trazer suas dúvidas e sugestões para aprovação da assembleia geral.
A administradora pode restringir o acesso às áreas comuns antes que haja moradores no condomínio?
Síndicos e administradoras precisam zelar pela preservação do patrimônio comum, por isso, podem adotar algumas medidas de restrição de uso de áreas comuns, que mesmo finalizadas podem não possuir ainda sistema de câmeras, por exemplo. Sem câmeras ou funcionários, o síndico que é legalmente responsável civil e criminalmente pelo condomínio, pode perder o controle de quem entra ou sai, e do que acontece dentro do edifício. Portanto, certos cuidados são importantes.
Seguindo o mesmo conceito de preservação do patrimônio comum, o síndico ou a administradora devem criar medidas de prevenção contra prejuízos para os futuros moradores, como furtos de materiais e equipamentos, ou danos à estrutura da edificação. Nestes momentos iniciais do condomínio, é fundamental estabelecer prioridades sobre o que é de interesse comum, e os interesses individuais em relação a cada área comum. Também é importante definir e deixar claro, quais os meios ideais de comunicação entre condôminos, funcionários, administradora e síndico.
Como a nova administradora do condomínio deve elaborar a primeira previsão orçamentária na Assembleia de Instalação?
É obrigação do gerente da administradora, visitar o novo edifício para coletar as informações estruturais que afetaram o dia-a-dia do condomínio, e por tanto as suas despesas, como por exemplo:
Futuro quadro de funcionários;
Quantidade de unidades ocupadas logo após a instalação;
Quantidade de portões;
Posição da guarita em relação ao acesso de pedestres e veículos;
Sistema de câmeras e interfones;
Quantidade e modelo de elevadores;
Quantidade, especificações, modelos e marcas de demais equipamentos instalados;
Tamanho dos jardins;
Quantidade de equipamentos na academia;
Sistema de aquecimento da piscina;
Infraestrutura para medição individualizada de água e gás;
Primeiras compras: tapetes, capa de elevador, bebedouro, lixeiras, móveis, uniformes, etc.
Conhecer a infraestrutura do condomínio ajuda a prever os custos de alguns serviços prediais obrigatórios, como: quantidade mínima de funcionários, apólice de seguro, contratos de manutenção dos equipamentos e consumos de água, energia e gás das áreas comuns.
Além dessas informações que aumentam a assertividade da previsão orçamentária, a administradora precisa ter acesso à convenção e especificação do condomínio. Nelas são encontradas informações como quantidade de unidades, frações ideais e forma de rateio.
Quando a administradora deve enviar o boleto da taxa condominial para pagamento?
O boleto condominial pode ser enviado de forma físico, eletrônica ou ambos. O ideal é que ele seja enviado e com pelo menos 10 dias antes da data do seu vencimento.
A administradora deve oferecer mecanismos para assegurar ao condômino a veracidade do boleto, como a confirmação do CPF do pagador e o CNPJ do beneficiário (condomínio). A administradora também deve oferecer um portal online, onde o condômino possa emitir uma 2ª via do seu boleto, como seu próprio login e senha, tendo a certeza de que se trata de um boleto verídico.
O que a administradora deve fazer se inadimplência prejudicar a arrecadação e por consequência, o pagamento das despesas aprovadas na assembleia de instalação?
Vale lembrar, que a administradora do condomínio precisa incluir na previsão orçamentária apresentada em assembleia, os valores que se pretende arrecadar, incluindo um desconto referente à taxa de inadimplência atual. No caso da assembleia de instalação, onde não se sabe o índice de inadimplência, pois ainda não houve arrecadação, a administradora deve elaborar uma previsão da possível/provável inadimplência do condomínio nos próximos meses.
Se mesmo com a administradora do condomínio considerando a inadimplência, o valor arrecadado for insuficiente para pagar as contas, o síndico(a) pode convocar uma nova assembleia, apresentando uma nova previsão orçamentária. Outra medida possível e a redução de despesas (contratos, consumos, serviços, materiais, etc.) para manter o caixa equilibrado. E claro, um trabalho firme de cobrança dos devedores por parte da administradora, com acordos e parcelamentos aprovados pelo síndico(a), ou com a cobrança jurídica de um advogado especializado.
Como a administradora e síndico devem abordar os condôminos inadimplentes?
Alguns síndicos e administradoras preferem tratar cada caso de inadimplência de uma forma, sem uma regra igualitária, pois cada pessoa deixa de pagar o condomínio por um motivo específico. Outros condomínios adotam regras mais rigorosas, como encaminhar os casos rapidamente ao jurídico. Em geral, as regras muito rigorosas ou muito permissivas não costumam ser as mais eficientes.
O combate à inadimplência começa antes do boleto vencer. Com o auxílio da tecnologia a administradora pode enviar avisos automáticos por e-mail, e possibilitar o pagamento via DDA (Débito Direto Autorizado). O ideal é o condomínio contar com uma régua de cobrança, mesclando e-mails, telefonemas, cartas e mensagens de Whatsapp. Quando, eventualmente, essas opções não surtem efeito, a última alternativa é o ajuizamento da dívida.
O síndico(a) do condomínio tem basicamente 3 opções para efetuar a cobrança de condôminos inadimplentes, são elas: a cobrança administrativa ou extra judicial, o protesto e a cobrança judicial. A administradora do condomínio deve executar a cobrança extrajudicial, contatando o condômino inadimplente por meio de telefonemas, e-mails, comunicados e cartas de cobrança, para negociar a melhor forma de pagamento da dívida. A cobrança administrativa é a opção mais simples e rápida para o condomínio receber suas cotas em aberto. Na maioria dos casos, esse tipo de cobrança é suficiente para solucionar cotas condominiais em atraso.
Como a nova administradora pode e deve gerir os recursos financeiros do condomínio?
Em geral as administradoras de condomínio trabalham de duas formas, com relação às movimentações bancárias dos seus clientes. Com conta própria, onde o condomínio possui uma conta bancária em seu nome e CNPJ. Com conta pool, onde o dinheiro do condomínio fica na conta da própria administradora. O mais recomendado é que os recursos financeiros dos condomínios fiquem alocados em contas individuais, abertas no nome e CNPJ de cada um, logo após a implantação do condomínio.
Na conta corrente, fica o dinheiro necessários para os pagamentos diários do condomínio (fluxo de caixa), isso inclui as despesas ordinárias, como manutenções, contratos, consumos, reparos, etc. Além de despesas extraordinárias já aprovadas em assembleia, como obras e compra de equipamentos.
Todo saldo excedente do fluxo de caixa, pode ser alocado em contas de aplicação ou poupança, para aumentar o rendimento do dinheiro do condomínio, pois não precisa ser movimentado com frequência. Em geral os saldos de Fundo de Reserva ou de Fundo de Obras que ainda não começaram, fiquem alocados em contas de aplicação ou poupança.
Vale ressaltar a diferença entre contas contábeis e contas bancárias, que são duas formas diferentes de categorizar o mesmo dinheiro. Por isso, o total da divisão contábil e o total da divisão bancária sempre têm que bater.
As contas contábeis (ordinária, fundo de reserva, obras, 13º salário, etc.) representam a divisão de destinação do dinheiro, definida em assembleia, por tanto só pode ser alterada pela própria assembleia. Exemplo: Os condôminos aprovaram arrecadar R$ 1.000,00 por mês, para a conta Obras, e o valor será usado para a futura reforma da quadra, que começará no ano que vem e será parcelada em 5 vezes. Esse dinheiro pode ficar aplicado até os pagamentos referentes à obra começarem, e aos poucos ser resgatado para os pagamentos das parcelas, mas sempre contabilizado como “CONTA OBRAS”.
As contas bancárias (corrente e aplicação) representam a divisão do dinheiro real (físico), que é definida pelo síndico ou pela administradora, de acordo com o fluxo de caixa específico do condomínio. Exemplo: O condomínio precisa ter aproximadamente R$ 25.000,00 na sua CONTA CORRENTE, para pagar as despesas do dia-a-dia (manutenções, serviços, consumos, etc.). O resto do dinheiro pode ficar aplicado, para render mais. Todo saldo além destes R$ 25.000,00 pode ser aplicado, para aumentar o rendimento do dinheiro.
O que a assembleia deve exigir em uma prestação de contas, antes de aprovar as pastas do condomínio?
As pastas devem conter demonstrativos, que nada mais são do que um resumo das finanças daquele mês, claros e objetivos, facilitando o entendimento do síndico(a) e conselho. Além de todos os documentos comprobatórios, cada pasta deve conter o extrato bancário do respectivo mês, pois ele confirma as movimentações lançadas nos demonstrativos.
Além disso, todas as receitas e despesas do condomínio, com as respectivas notas fiscais e comprovantes de pagamento, é recomendado a inclusão das certidões negativas em nome do condomínio, a e o andamento da inadimplência e dos processos jurídicos do condomínio.
É recomendado que síndicos, membros do corpo diretivo e condôminos não precisem consultar a administradora para obter informações quanto às contas do seu condomínio. Os demonstrativos de Prestação de contas devem ficar disponíveis digital e instantaneamente no site da administradora do condomínio, na página exclusiva de cada morador.
É necessário auditar as pastas de prestação de contas? A auditoria ratifica o trabalho da administradora e do síndico?
Juridicamente não é necessário auditar todas as pastas de prestação de contas do condomínio, porém em alguns casos a assembleia pode optar por contratar uma auditoria. A transparência é fundamental durante toda a gestão de um condomínio. Nesse sentido, a contratação de uma figura externa (auditoria), imparcial e com a devida especialização, podem deixar os condôminos mais confortáveis.
Em um processo de auditoria financeira/contábil, o auditor mapeia todo histórico financeiro, da previsão orçamentária, passando pela arrecadação e por cada pagamento, até os recolhimentos de impostos. Assim o auditor ratifica os procedimentos adotados pelo síndico(a) e pela administradora.
Se o parecer da auditoria for favorável à aprovação das pastas analisadas, o conselho faz a recomendação e os condôminos aprovam as contas em assembleia geral. Caso o parecer seja desfavorável, o auditor deve demonstrar as irregularidades ou inconsistências encontradas nas pastas, e apontar os eventuais riscos.