O que muda na rotina de Síndicos e Zeladores em relação à administração das contratações e pagamentos do condomínio?
As novas tecnologias e a inovação digital aceleram os processos, não apenas no setor privado, mas também nos órgãos públicos. A EFD-Reinf entrou em vigor em junho/2021, e a DCTF-Web entrou em vigor em agosto/2021. Ambos são dois dos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que assim como o e-Social, é um enorme complexo de dados, que cria uma grande “malha fina” para os condomínios, muito mais rigorosa. Com essa escrituração (declaração), o SPED saberá de fato, se o que foi retido foi mesmo pago e por quem foi pago. O EFINANCEIRA (movimentações bancárias) é outra ramificação do SPED, ainda mais minuciosa, e já está em processo de teste.
A administradora do seu condomínio precisa contar com um software que integra a área de Contas a Pagar com a área de Recursos Humanos, além de mão de obra especializada para cumprir com as novas exigências. Assim como o departamento de Recursos Humanos opera com o e-Social, o departamento Financeiro passará a enviar mensalmente para o SPED, as movimentações do condomínio, com informações das retenções sobre as Notas Fiscais, que ocorreram ou deixaram de ocorrer.
As novidades são as seguintes, a partir de junho/2021: - Transmissão da folha de pagamento pelo e-Social; - Transmissão de dados dos prestadores de serviço em tempo real.
e-Social:
O e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto n° 8.373/2014, e tem a função de conter todas as informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias em uma plataforma única de nível nacional, para o acompanhamento dos órgãos públicos. Como todo e qualquer condomínio possui funcionários (próprios ou terceirizados) e contrata prestadores de serviço, eles são obrigados a enviar as informações exigidas pelo e-Social. Todas as informações referentes à folha de pagamento (funcionários, autônomos, isenção de síndico, etc.), devem ser incluídas até o dia 15 do mês seguinte.
Certificado Digital:
A utilização do sistema do e-Social, pelo condomínio, exige uma certificação digital. O Certificado Digital precisa ser emitido por órgão credenciado pela ICP-Brasil, como o SECOVI em São Paulo. Este é uma documentação primordial para a administração e gestão, pois ele é necessário para manter a regularidade fiscal, tributária e trabalhista do condomínio.
EFD-Reinf:
A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) acompanha as retenções dos impostos referentes às notas fiscais de serviço, emitidas por fornecedores sem vínculo empregatício. Com ela a Receita Federal vai conseguir cruzar dados entre os tomadores (condomínio) e os prestadores de serviço. Toda empresa que presta serviço ao edifício precisa enviar suas Notas Fiscais à gestão do condomínio, assim que elas forem emitidas, já que a nova norma se baseia na data de emissão e não de pagamento. A administração terá até o dia 15 de cada mês, para o envio de informações referentes às ocorrências do mês anterior. A transmissão desses dados será digital, onde cada informe irá gerar um protocolo com os dados enviados, que ficará disponível na prestação de contas mensal do condomínio.
DCTF-Web:
A DCTF-Web (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) é uma declaração das obrigações tributárias, gerada pela própria Receita Federal, a partir dos dados introduzidos no e-Social e na EFD-Reinf. Ela unifica, calcula e vincula as informações transmitidas em tempo real, e gera automaticamente as guias de pagamento (DARF) de INSS dos prestadores de serviço. A partir de julho/2021 - As informações transmitidas pelo EFD-Reinf (Financeiro) e pelo e-Social (Recursos Humanos), serão unificadas e apuradas pela DCTF-Web, consolidando os tributos em uma guia única para pagamento.
Penalidades:
O maior problema da EFD-Reinf são as multas, que podem ocorrer por informações incompletas, entregues em atraso, ou não enviadas. Além de multas, o condomínio irregular fica sujeito a intimações e investigações sobre suas contas.
Multas: - De R$ 500,00 a R$1.500,00 - referentes aos documentos não entregue no mês; - Ou 2% dos valores das operações omitidas e/ou informadas com dados inexatos.
O que muda na rotina de Síndicos e Zeladores em relação à administração das contas do condomínio?
Todas as Notas Fiscais de Serviço, sem exceção, precisarão passar por verificação na Receita Federal e Simples Nacional. Todos os dados dos fornecedores (formulário) precisarão ser enviados, à administradora, juntos com as respectivas Notas Fiscais de Serviço, para cadastro em nosso sistema: CNPJ, CCM, CNAE principal e secundário (quando houver), Natureza Jurídica, Desoneração de Folha de Pagamento. Todo fornecedor com CNAE de construção civil, que não mencionar Retenção de INSS, na Nota Fiscal, deverá nos informar por qual motivo ele está dispensado desta retenção. Toda essa rotina acontecerá em tempo real. Se o fornecedor emitiu a NF. hoje, o ideal é que o cadastro seja efetuado em até 24 horas.
De uma vez por todas, os tomadores de serviço (condomínios), passarão a ser os “novos fiscais” da Receita Federal, e qualquer omissão/inexatidão de informações, (multas) serão pagas pelos contratantes dos serviços.